Comment (bien) débuter une journée ? (2/3) : Journal et traitement des emails
“Travail =
performance — interferences”
Nous avons découvert dans le premier post de cette série l’importance des rituels, ainsi que la liste de ceux que Robinson met en œuvre au début de chacune de ses journées de travail.
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Anatomie d'un rituel Un rituel, au sens de Robinson, est toujours composé de trois éléments appelés déclencheur, protocole et critère d'arrêt. Le déclencheur est l'événement qui va vous prévenir que c'est le moment d'entreprendre le rituel en question. Cela peut être par exemple un horaire ("tous les jeudi à 11h"), un événement ("après l'envoi d'un email") ou bien encore un enchaînement avec un autre rituel ("aprés le café du matin avec les collègues"). Le protocole décrit l'enchaînement des étapes standard du rituel. Ce qui fait l'identité (et surtout la force) d'un rituel, c'est qu'on le déroule toujours de la même manière. Cette façon de faire est conçue pour que le rituel atteigne un certain résultat ("dents propres et haleine fraîche") moyennant un coût minimal ("pas plus de 3 minutes, car je suis déjà à la bourre"). C'est ce standard issu de l'expérience que capture le protocole. Le critère d'arrêt, enfin, est à la fin du rituel ce que le déclencheur est à son début. Il indique à quelle condition on peut considérer le rituel comme (bien) accompli, de sorte que l'on peut passer à autre chose. L'accomplissement de la dernière étape du processus peut suffire, mais on peut avantageusement y documenter le résultat dont l'obtention a justifié la création du rituel ("Ma boîte mail 'arrivée' (inbox) est vide") |
Dans les deux posts suivants nous allons nous attacher à décrire chacun d’entre eux précisément, en expliquant à chaque fois pourquoi ce rituel trouve sa place dans le début de la journée de Robinson, comment il se déroule en pratique, et enfin quels sont les bénéfices qu’il procure (en parlant aussi des coûts afférents). Nous complèterons également ce tour d’horizon par une section Oui mais, oui mais, oui mais… chargée de tenter de parer aux objections de ceux et celles qui se diront en lisant ce qui précède que “ça ne marchera jamais pour moi”.
Nous commençons dans ce post par traiter les rituels qui concernent l’initialisation du journal de la journée ainsi que le traitement des emails (entrants et sortants).
Rituel #1 : Créer une entrée de journal
Pourquoi ?
La série de posts Tenir un journal d’activité a présenté les avantages qu’il y a à tenir un journal professionnel (ou personnel, ou les deux…) capable de mémoriser les événements et accomplissements notables de nos journées. Il est donc logique que la premier des rituels de notre série consiste à créer l’entrée de journal correspondant à la journée qui s’ouvre devant nous. C’est donc l’exécution de ce (très court) rituel qui marque invariablement le tout début de la journée de travail de Robinson.
Comment ?
| Déclencheur | Début de la journée de travail. |
| Protocole |
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| Critère d'arrêt | Une nouvelle entrée associée à la date du jour existe dans le journal. |
Bénéfices et coûts
Les coûts sont ici tout à fait dérisoires, car il s’agit en réalité de créer une nouvelle entrée avec la date du jour sur le support (carnet, fichier, Workflowy, ou autre) que l’on a choisi pour son journal. C’est donc l’affaire de quelques secondes une fois qu’on a mis la main sur ledit support (qui doit demeurer, ça va sans dire, toujours à portée de ladite main ou de souris).
Les bénéfices, quant à eux, sont liés au fait qu’une fois cette entrée créée, et le support gardé à proximité, il sera très simple, tout au long de la journée, et à mesure que l’on progresse dans l’accomplissement de tâches variées, d’y laisser de petites traces des accomplissements, événements ou sentiments que l’on juge dignes d’être mémorisés en relation avec la date du jour.
Plus précisément, le bénéfice réel de ce rituel tient dans le fait que, une fois l’entrée de journal créée, il est quasi gratuit d’y ajouter une note mentionnant que j’ai déjeuné avec Malika aujourd’hui (et pourquoi pas deux ou trois mots sur ce que nous y avons échangé). Lorsque je me demanderai dans six mois “au fait, depuis quand n’ai-je pas déjeuné avec Malika ?” il me sera alors très facile d’obtenir la réponse à cette question. Cerise sur le gâteau, je pourrai l’impressionner lors de notre nouvelle rencontre en lui demandant des nouvelles de son chat dont j’aurai retenu le nom (par ailleurs ridicule).
Oui mais, oui mais, oui mais…
Je ne pense pas que les esprits, même chagrins, puisse objecter grand chose à ce rituel en ce qui concerne son coût (quelques secondes), ou encore l’outillage nécessaire (un simple carnet ou un agenda suffit). On pourra certes en dénigrer l’utilité, en arguant que l’information reste disponible sur d’autres supports : le déjeuner avec Malika, par exemple doit bien se trouver sur mon agenda quelque part…
C’est vrai, mais…
Cet enregistrement sera plus difficile à (re)trouver qu’à créer. De plus, des types de “souvenirs” différents, s’ils se trouvent ailleurs que dans mon journal, devront être recherchés dans différents types de supports (agenda pour rendez-vous, compte en banque pour facture, mail pour réponse, etc.), ce qui rendra la recherche encore plus coûteuse. Le gros avantage du journal, c’est son côté centralisé : il embrasse tous les sujets que l’on juge importants via une logique unique : le fil des jours.
Certaines entrées du journal n’existeront nulle part ailleurs, soit parce qu’elles concernent plutôt le monde des sentiments que des faits (voir les concepts de “catalyseurs” et “toxines” dans les post dédiés au journal), soit parce qu’elles échappent par nature aux autres outils de formalisation possibles (l’adresse du restaurant du déjeuner avec Malika sera peut-être dans mon agenda, mais probablement pas le nom bizarre de son chat).
Rituel #2 : Ventiler les emails de la boîte d’arrivée
Pourquoi ?
Les mails, c’est comme un tapis roulant qui, quoi que je fasse, remplit continuellement et dans mon dos ma (ou pire, mes) boîte(s) d’arrivée. Séminaires, formations, réunions, temps passé sur une autre tâche, vacances et week-ends, rien n’arrête cette lente montée des eaux où se mêlent en désordre selon l’heure d’arrivée l’important et l’inutile, le projet Schproutz et l’initiative Schblonk, le sujet qui demande une réponse simple et rapide et celui qui va générer trois jours de sueur.
Comme je l’expliquais dans un des premiers posts de Robinson, Vider sa boîte mail Arrivée tous les jours est un antidote efficace au stress — de basse intensité mais continu —induit par l’impression d’être toujours en train d’échouer à vider ce tonneau des Danaïdes.
Pour le mettre en échec, ma stratégie est double. Il s’agit de
(1) considérer le traitement de ses emails entrants comme une une tâche en soi, dotée de son propre modus operandi et d’un temps qui lui est dédié (bref, un rituel) et non pas d’une tâche “en plus”, que l’on exécute seulement à la sauvette entre deux autres, ou même au milieu de l’une d’elles lorsque la “peur de manquer quelque chose” (ou FOMO pour Fear Of Missing Out de nos amis anglo-saxons) devient trop intense.
(2) distinguer et séparer de manière extrêmement rigoureuse les deux phases bien distinctes du cycle de vie d’un email que sont la prise de décision (“je décide que je vais répondre —un jour— à cet email”) et le traitement résultant de cette décision (“je vais répondre à cet email maintenant”). Le premier de ces deux éléments doit être rapide pour pouvoir trier le flot de mails qui se présente en continu, sans créer de “dette”. Le second, potentiellement plus coûteux en temps et en efforts, est du ressort de la planification des tâches et de la gestion des priorités (traités par la Today List et la Tout Doux List)
Comment ?
| Déclencheur | Fin du rituel "créer une entrée de journal" |
| Protocole |
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| Critère d'arrêt |
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Bénéfices et coûts
Lorsqu’il est exécuté avec rigueur, le coût de ce rituel est très faible : de l’ordre d’une poignée de secondes en moyenne par email traité. La raison en est qu’il n’est pas nécessaire de lire chacun des mails examinés en entier, ou avec une extrême attention, pour le traiter dans ce cadre : il suffit d’en lire suffisamment pour pouvoir répondre à la question “qu’ai-je l’intention de faire de cet email ?” La plupart du temps, on acquiert très vite la réponse à cette question en fonction de l’expéditeur, du titre et d’un survol rapide, voire partiel du texte sous nos yeux.
De plus, avec un usage judicieux (dépendant du système d’email utilisé) des raccourcis claviers ou de la souris par glisser/déposer, on peut effectuer les manipulations correspondantes de manière très efficace, presque ludique.
Attention cependant : il faut absolument résister à la tentation du “bon allez, celui-là est facile, je vais le traiter de suite comme ça je n’aurais pas me souvenir que je dois le faire plus tard.” Cela semble une bonne idée, et même du gros bon sens, mais dans mon expérience ça ne l’est pas si souvent, car on se fait trop facilement piéger à passer 10 minutes sur une tâche “de 30 secondes”. Le secret de l’efficacité de cette méthode est vieux comme l’industrie : effectuer une tâche élémentaire (mettre un email dans l’une parmi cinq “boîtes”) sur de grandes séries (l’ensemble des emails de l’inbox) permet d’être très productif.
En échange de ce coût, on obtient les bénéfices suivants :
Pas de trous dans la raquette - toute personne qui m’écrit un email a la certitude que ce dernier sera vu par moi au maximum dans les 24h qui suivent, sans “oubli” possible. Cela m’évite de répondre à Victoria que je croise à la cafétéria et qui s’inquiète de mon absence de réaction à son email de la semaine dernière “euh, oui, oui, bien sûr, je suis dessus, je te réponds très vite” tout en se disant intérieurement “P… mais de quoi elle me parle ???”
Droit à l’oubli - si je pratique ce rituel avec une régularité quotidienne, je peux ne plus penser à mon email-qui-ne-prend-jamais-de-vacances jusqu’à demain matin. Si j’ai la certitude d’être organisé pour que mon inbox soit complètement et physiquement vidée au moins une fois par jour, le fait qu’elle se remplisse en permanence mail par mail cesse tout à coup d’être un problème. La certitude que le chasse-neige passe dans ma rue tous les matins me permet d’admirer les flocons blancs qui tombent sans stress.
Oui mais, oui mais, oui mais…
Trois objections à cette façon de traiter les emails entrants sont très fréquentes lorsque je l’explique.
La première consiste à dire “Je n’aurai jamais le temps de faire ça”. Voyons cela. Ces emails arrivés “chez vous”, il faudra bien y jeter un coup d’œil tôt ou tard. Par conséquent, ce temps d’analyse (“que me veut l’expéditeur de cet email ?”) qui doit précéder la décision (le faire ou pas ? et si oui quand ?) qui précède elle-même l’action, vous l’avez déjà quelque part dans votre journée de travail. En rassemblant ce temps d’analyse sous forme de rituel, on fait le pari que prendre des décisions simples et de même nature à la chaîne abaisse mécaniquement leur coût unitaire.
La preuve en est l’expérience fréquente de ceux et celles qui visitent leur boîte d’arrivée “un peu tout le temps” mais sans véritable but à chaque fois, et vont contempler un email déjà ouvert moult fois en se disant “Ah oui, le mail de Victor, c’est vrai, hmmm, pffff, bon on verra plus tard”. Décider qu’on verra plus tard le mail de Victor n’est pas une bonne allocation de son temps, non pas parce que retarder son traitement serait une mauvaise décision, mais parce qu’on a passé du temps à ne prendre aucune décision à chaque fois qu’on a réouvert son email, ce qui consomme du temps sans faire avancer le sujet.
La deuxième objection prétend que “je ne fais que déplacer le problème” en faisant voyager des emails d’un dossier à l’autre sans faire avancer leur sujet d’un iota. Il est exact que du point de vue de l’expéditeur de l’email, il ne s’est (encore) rien passé. Mais du mien en revanche, les choses ont avancé : j’ai distingué au sein du flux tempétueux de tous mes emails reçus la partie utile, celle sur laquelle je vais devoir réellement agir, et j’ai écarté de ma vue (poubelle ou archive) ceux qui, une fois vus, ne doivent plus me préoccuper. Ce faisant, je me focalise sur les trois dossiers “À planifier”, “À répondre” et “À faire”, avec l’idée que tout ce qui s’y trouve devra être traité un jour ou l’autre. Moins de distractions, plus de clarté : mon efficacité y gagne forcément.
Enfin, la troisième objection classique dit que “moi, j’ai besoin de réagir très vite à mes emails” (et donc je ne peux pas attendre 24h pour les découvrir). Cette objection appelle plusieurs commentaires.
En premier lieu, remarquons que seule une petite partie des emails reçus méritent éventuellement une telle réactivité, mais que l’intégralité de notre productivité est compromise si nous perdons la capacité à nous consacrer à 100% à un sujet parce qu’il nous faut toujours surveiller du coin de l’œil cet email susceptible de nous apporter à tout moment “une urgence”. Ensuite, soyons honnêtes : une fois cette habitude de surveillance permanente des emails établie, il nous arrive aussi de traiter dans l’instant des mails qui viennent d’arriver non pas parce qu’ils sont réellement urgents, mais parce qu’ils sont plus facile à traiter que la tâche parfois difficile sur laquelle nous sommes censés travailler. L’urgence a parfois le dos large.
L’ email, contrairement à la conversation, est un moyen de communication asynchrone : entre l’envoi d’un message et la réception d’une réponse, il peut se passer un certain temps qui n’est pas maîtrisé par l’émetteur. C’est la raison pour laquelle lorsque leur maison prend feu, peu de gens ont le réflexe d’envoyer un email aux pompiers : en cas de véritable urgence, d’autres moyens de communication plus synchrones existent (téléphone, messagerie instantanée, se déplacer en personne, appels au secours par la fenêtre enfumée…) Par conséquent, si une personnes vous envoie un email en espérant recevoir une réponse dans les dix minutes, c’est soit parce qu’elle confond son email avec son téléphone — et franchement, c’est plus son problème que le vôtre — soit parce que vous l’avez habituée à réagir au quart de tour à toutes ses sollicitations par ce canal, et dans ce cas vous vous tirez une balle dans le pied et il est temps d’avoir une conversation avec elle afin de trouver un moyen plus satisfaisant de communiquer les véritables urgences.
Si cette conversation est difficile à avoir, commencez donc par lever le pied (celui qui n’a pas reçu la balle, s’entend) en (1) vous interdisant de répondre très vite à un mail non urgent, même s’il est simple (il sera toujours aussi simple dans quelques heures) et (2) en testant la technique consistant à accuser rapidement réception tout en proposant un délai de traitement adapté à votre perception de l’urgence véritable. Même s’ils prétendent le contraire, la plupart des gens n’ont pas besoin que toutes leurs demandes soient traitées dans le quart d’heure ; ils ont en revanche besoin d’être rassurés sur le fait que leur demande a bien été reçue, et qu’elle sera traitée correctement dans un délai raisonnable.
Dernier point concernant cette objection du “j’ai besoin de réagir très vite” : la fréquence du rituel décrit ici est quotidienne par défaut, ce qui garantit un délai de lecture des emails reçus de 24h maximum. Mais observons cependant que si ce rituel est observé à ce rythme, il devra trier à chaque occurence un flux de mail correspondant aux dernières 24h. Rien n’interdit cependant d’augmenter cette fréquence, par exemple en le faisant matin, midi et soir, voire, pour les plus sujets au besoin de réaction rapide (qui existe bel et bien dans certains postes), entre chacune des tâches différentes exécutées au cours de la journée (mais pas au milieu de celles-ci, de grâce !) On aura alors le choix entre trier davantage d’emails moins souvent ou en trier moins à chaque fois en exécutant le rituel plus fréquemment. Globalement, le temps consommé par ce rituel sera pour cette raison sensiblement le même, et donc chacun pourra trouver la fréquence d’exécution qui lui est la plus confortable.
Spoiler alert / divulgâchage : la question de savoir ce qu'on fait des emails mis au chaud dans les dossiers "À planifier", "À répondre" et "À faire" sera traitée dans le prochain post de cette série avec un autre rituel.
Rituel #3 : Revoir les emails en attente de réponse
Pourquoi ?
Souvenirs, souvenirs… c’est par un post sur ce sujet que le Blog de Robinson a commencé sa carrière il y a quelques années. Autant dire que ce rituel est bien ancré dans mes habitudes depuis plus de 15 ans…
Le problème à résoudre ici est le suivant : nous écrivons fréquemment des emails qui contiennent des demandes : de réponse, d’acception d’un rendez-vous, de revue d’un document, d’un avis sur une question, de mariage (plus rarement), etc. Ces demandes peuvent être nombreuses à un instant donné, concerner de multiples interlocuteurs sur des sujets variés, et avoir des degrés d’urgence divers. Malheureusement, une fois le mail contenant la demande parti, nous avons une fâcheuse tendance à considérer inconsciemment que désormais “la balle est dans le camp” de notre interlocuteur et que par conséquent il nous suffit d’attendre tranquillement le retour de la réponse.
Cette touchante naïveté se fracasse assez souvent sur les dangereux écueils de la réalité : certaines réponses n’arrivent pas, ou arrivent bien trop tard. Bien sûr, nous finissons par nous rendre compte que la réponse attendue nous fait défaut, mais cette prise de conscience peut survenir très tardivement, par exemple à 18h la veille de la réunion de 9h pour laquelle nous attendons les chiffres de Mamadou. Ceci est une cause fréquente de conflits plus aigus que nécessaire entre demandeurs et fournisseurs (Mamadou, même si c’est dur à entendre, aura raison de nous demander pourquoi nous avons attendu si tard avant de lui reprocher sa non-réponse.)
La méthode que j’ai baptisée faute de meilleur nom “AttRep” (pour Attente de Réponse) pallie cet inconvénient en déplaçant tout mail qui attend une réponse du dossier “Envoyé” à un dossier spécial “AttRep” juste après l’avoir envoyé (voir détails dans le post original et un exemple d’implémentation pour Gmail).
Accumuler les emails en attente de réponse est un premier pas, mais il ne paye que si on dispose d’un rituel quotidien pour faire le point très rapidement sur ceux-ci. C’est l’objet du présent rituel.
Comment ?
| Déclencheur | Fin du rituel "Ventiler les emails de la boîte d'arrivée" |
| Protocole |
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| Critère d'arrêt | Tous les emails du dossier "AttRep" ont été revus. |
Bénéfices et coûts
Toute la valeur de ce rituel tient dans la rigueur que l’on déploie pour l’exécuter quotidiennement, ce qui n’est pas impossible parce qu’il n’est pas coûteux. En effet, d’une part on n’a pas à tout moment un nombre considérables d’emails en attente de réponse, et d’autre part les revoir individuellement pour mettre en œuvre le protocole ci-dessus prend littéralement une dizaine de secondes par email. Soit 3 minutes et demie environ pour traiter 20 emails (et il est rare qu’on attende autant de réponses en même temps).
En échange de ce coût minime, nous revisitons chaque jour la petite pile de nos “impayés”, ce qui nous donne deux avantages stratégiques. En premier lieu, nous ne les oublions pas, même 10 jours après les avoir envoyées, car nous les avons rapidement revues chacun des 9 jours qui ont suivi, en nous disant à chaque fois que le fait de ne pas toujours pas de réponse n’était pas (encore) gênant. Ensuite, nous réagissons à la non-réponse au bon moment, c’est à dire le jour même où nous passons de “cette non-réponse n’est pas gênante” à “ça commence à bien faire”, et non pas le jour (aléatoire et probablement tardif) où les conséquences de la non-réponse vont nous sauter au visage.
Notons d’ailleurs l’intérêt d’enchaîner ce rituel au précédent (le tri des emails entrants) : le jour où une éventuelle réponse arrive, nous l’aurons eue sous les yeux lors du rituel précédent, elle sera encore dans notre mémoire immédiate et il nous sera donc très facile de retirer la question correspondante de notre dossier AttRep. Et pas non plus de risque que la réponse nous ait échappé, si nous avons pris l’habitude de trier l’intégralité de notre boîte d’arrivée chaque jour : elle ne peut plus se cacher comme le 73ième email de notre “inbox” obèse, entre un email publicitaire et une newsletter que nous ne lisons jamais…
Oui maiS oui mais oui mais…
Oui, mais les relances, ça prend du temps ! Il est bien entendu que ce rituel au sens strict ne contient que la décision de faire une relance sur un email dont on juge la non-réponse préoccupante. La forme que prendra cette relance peut varier beaucoup, ainsi que son coût propre.
S’il s’agit tout simplement de relancer d’un autre mail d’une ligne (du type “Tu ne m’oublies pas, hein ?”) cela peut très bien se faire dans le cadre du protocole lui même car c’est peu coûteux (on passe peu de temps à écrire cela et l’email à réacheminer se trouve juste sous nos yeux à ce moment-là). Dans ce cas, le mail original sera remplacé dans le dossier AttRep par la relance, car c’est désormais elle qui attend sa réponse.
Mais parfois le contexte exige des stratégies de relance plus élaborées, par exemple si les deux premières relances n’ont pas produit d’effet. Dans ce cas le mail restera dans la dossier Attrep, mais des actions devront être planifiées soit dans la Today List soit dans la Tout Doux List pour supporter la stratégie de relance choisie (“escalader auprès du supérieur hiérarchique du non-répondant” ; “acheter une batte de baseball”).
Même si la première de ces stratégies (“escalader auprès du supérieur hiérarchique du non-répondant“) peut elle aussi requérir le réacheminement du mail initial à ce supérieur, il y a fort à parier que l’écriture de ce mail demandera un peu de soin afin d’obtenir le résultat souhaité sans toutefois froisser trop de plumes dans le poulailler. Ce sera donc une tâche à part entière qu’il conviendra de planifier en tant que telle, en pesant sa priorité relative par rapport à tout ce que vous avez à faire par ailleurs, qui dépend elle-même de l’enjeu lié à l’obtention de la réponse souhaitée.
Oui, mais, quand c’est important, je me souviens très bien des réponses que j’attends, donc pas besoin d’un rituel pour ça. C’est possible, voire probable, mais le fait d’avoir cette préoccupation dans sa tête plutôt que sur un support externe appuyée sur un rituel simple crée de facto une charge mentale. Cette charge mentale consomme une partie de notre précieuse bande passante intellectuelle qui n’est plus par conséquent disponible pour des tâches plus nobles. De plus, en cas de période de stress ou de charge de travail élevée où de nombreuses réponses sont attendues, notre mémoire peut nous jouer des tours. En dernier lieu, quid des sujets “moins importants” ? Ces derniers, s’ils sont négligés au profit d’autres priorités, peuvent avoir la fâcheuse tendance soit à tomber dans l’oubli total soit à se rappeler à nous lorsqu’il est déjà trop tard. Le second cas crée du stress. Quand au premier, l’oubli, il offre le double inconvénient d’avoir (1) perdu son temps à faire une demande non suivie d’effet et (2) d’habituer notre interlocuteur à ne pas se précipiter sur nos demandes car il nous arrive des les oublier nous-mêmes.
Où en sommes-nous ?
Après l’exécution de ces trois premiers rituels, quelle est notre situation ?
En temps
En premier lieu, regardons l’horloge pour savoir ce qu’ils nous ont coûté en temps de travail. Les chiffres suivants sont extraits des mesures que j’ai effectuées sur moi-même au cours de l’intégralité du mois de mars 2025 (conformément aux recommandations du post Mesurer son temps de travail, moi aussi je lis le Blog de Robinson figurez-vous…) Ils sont exprimés en pourcentage de mon temps de travail total. J’ai ensuite converti ces pourcentage dans leur équivalent en minutes et secondes pour une journée de 8 h, en faisant l’hypothèse (confirmée par mon expérience de salarié) que le temps consacré à ces rituels serait sensiblement le même quelle que soit la durée de ma journée de travail effective.
Créer une entrée de journal : 0,89 % (soit 4 min 15 sec en moyenne en mars pour une journée de 8h)
Ventiler les emails de la boîte d’arrivée : 0,94 % (4 min 30 sec)
Revoir les emails en attente de réponse : 0,55 % (2 min 35 sec)
Total : 2,38 % (11 min 25)
Deux remarques à propos de ces chiffres :
Le temps de création de l’entrée de journal est plus élevé qu’attendu à la lecture du contenu du rituel. Cela est du au fait qu’il m’arrive fréquemment de profiter de ce moment pour rentrer dans le journal des événements marquants du jour précédent que je n’ai pas pensé à enregistrer sur le moment. Si l’on s’en tient à la simple création de l’entrée du journal, ce temps tombe virtuellement à 0 et le total à environ 7 minutes.
Je reçois typiquement une trentaine d’emails par jour. Le faible temps de ventilation de ces emails (de l’ordre d’une dizaine de secondes en moyenne par email) tient à deux facteurs : (1) je ne lis un email que jusqu’à ce que je sois capable de prendre une décision de ventilation à son sujet, c’est à dire dans bien des cas sans ni le lire ni le comprendre dans son intégralité et (2) je m’interdis absolument de faire quoi que ce soit d’autre à cet email sans défense que de le ventiler (même et surtout si une idée d’action “simple et rapide” —haha— me vient à l’esprit). Un temps pour tout.
En résultats
En échange d’un peu plus de 10 minutes de travail, nous obtenons :
Pour le journal
Une entrée de journal prête à accueillir très facilement dans le courant de la journée toutes les informations qu’il nous paraîtra pertinent d’un consigner ;
Pour les emails entrants
La certitude d’avoir pris connaissance de tous les emails reçus dans les dernières 24 heure au maximum (plus de “ah mince, j’ai loupé ton email”) ;
La certitude de ne plus jamais devoir relire un email pour réaliser à nouveau que nous n’en avons rien à faire (la promotion sur les pizzas ananas/andouillette à prix coûtant de Pizza Beurk) ;
La connaissance de l’existence de certains emails qui n’appellent pas notre action, mais que nous pourrons retrouver dans notre dossier archive si besoin, sans que pour autant ils restent polluer notre boîte d’arrivée (le CR de la dernière réunion de projet, que nous avons parcouru rapidement pour vérifier qu’on ne nous y demandait rien de particulier) ;
Un regroupement de tous les emails reçus (aujourd’hui ou dans les jours passés) qui appellent de notre part une décision de planification (ou de réponse, ou d’action) que nous n’avons pas encore prise. Ceci nous permettra (plus tard) une prise de décision à leur propos à la fois plus rapide et plus efficace.
Pour les emails sortants
La certitude qu’aucun des emails pour lesquels nous attendons une réponse n’est pour le moment en retard et créateur de risque ou de stress à ce titre ;
Ou bien, dans le cas contraire, une planification d’une action de nature à rappeler notre correspondant à ses devoirs les plus élémentaires à notre égard.
Et maintenant ?
Cette première salve de trois rituels est essentiellement dédiée à une mise à jour du contexte au début d’une nouvelle journée de travail. Ayant fait le point avec notre boussole qui nous a indiqué où nous sommes, il nous faut maintenant décider de là où nous voulons aller, c’est à dire choisir ce que nous allons tenter de faire aujourd’hui.
Ce sera l’objet des rituels suivants, qui seront couverts dans le prochain et ultime post de cette série…
