Vider sa Boîte Mail "Arrivée" Tous les Jours - 1ère Partie

Réveillez l'urgentiste qui est en vous si vous voulez que votre hôpital fonctionne aussi bien pour les patients que pour le corps médical !  

Dans mes formations, je demande aux participants combien ils ont d'emails (lus ou non) à l'heure actuelle dans leur Boîte d'arrivée (ou Inbox). En général, la réponse va de "plein" à "énormément" en passant par "ouh là là". 

Puis je leur pose la même question, mais cette fois à propos de leur "vraie" boîte aux lettres (celle où la carte postale de tante Augustine arrive tous les 15 août). Là, c'est différent: il semble que dans la "vraie" vie, la boîte aux lettre n'est pas l'endroit où on range spontanément et à long terme notre avis d'imposition ou l'invitation au mariage de notre meilleur ami.  Là, on relève le courrier au moins une fois par jour, et on l'emporte pour le traiter ailleurs. C'est cet exemple qui m'a inspiré pour mettre au point la bonne pratique dont je veux vous parler dans cette série de posts. 

Bienvenue à l'hôpital !

Il y a une grosse différence entre le courrier papier et le courrier électronique: le premier arrive (pour l'essentiel) en un seul coup et une fois par jour grâce au facteur, alors que l'autre ressemble plutôt au service des urgences d'un hôpital. 

S'y présentent à toute heure du jour et de la nuit des personnes (les emails) qui espèrent qu'on va s'occuper d'elles. Ca va de celles qui n'ont rien (les spam) jusqu'aux sub-claquants dont la vie dépend d'une intervention rapide (les vraies urgences). Entre ces deux extrêmes, toute une population d'emails plus ou moins urgents, plus ou moins importants, plus ou moins clairs...   

Vous êtes un urgentiste

Si votre boîte d'arrivée est un service d'urgence, il en découle nécessairement que vous, vous êtes un urgentiste. Ce médecin spécialisé a une mission très claire, qui peut se résumer en trois points: 

1. Diagnostiquer l'état des patients qui se présentent à lui 
2. Leur apporter les premiers secours si leur état est critique et sinon
3. Les orienter vers le bon service (voire les renvoyer chez eux si aucun bobo)

Moralité: un bon urgentiste ne soigne immédiatement et à coût minimal qu'en cas de nécessité absolue et son but est de vider sa salle d'urgences à mesure qu'elle se remplit afin qu'elle puisse continuer à fonctionner efficacement. 

Les coûts caché du mauvais urgentiste

Mais en réalité, nous traitons souvent nos emails entrants comme un mauvais urgentiste qui ne séparerait pas clairement sa fonction de soignant de sa fonction de diagnostiqueur ni de celle de trieur: nous traitons "à l'instinct", souvent au moment même ou un email nous tombe sous les yeux, ce qui nous semble émerger du "tas" comme devant être fait en priorité.  

Cette méthode n'est pas si mauvaise — après tout, elle nous a permis de survivre depuis longtemps, et notre instinct, fort d'années d'expérience, est assez sûr. Mais cette efficacité relative a un coût: 

Plus de charge mentale  — nous devons constamment garder sous surveillance cette Inbox grouillante d'emails d'âges très variable, certains lus, d'autres pas, au cas où quelque chose d'important y aurait échappé à notre attention ou serait sorti de notre champs de vision mental. 
Des oublis — c'est le "syndrome de la deuxième page", terreur des urgentistes emailologues. Un email à traiter est arrivé et a attiré notre attention, mais très vite d'autres l'ont suivi, le poussant inexorablement vers le bas de notre écran. Une fois qu'il a quitté celui-ci pour atterrir sur la deuxième page, c'est "loin de yeux loin du coeur..."
Moins de motivation et plus de stress — avouons-le, ouvrir cette inbox qui ressemble tant au fameux tonneau des Danaïdes n'est pas le plus motivant des actes de notre journée car d'une part on a un sentiment de tâche jamais finie, et d'autre part on ne s'autorise plus à quitter des yeux très longtemps cette maîtresse insatiable!
Un point d'accroche pour notre démon procrastinateur — enfin, si on pousse un peu dans ses retranchements notre urgentiste, il finira par nous avouer que, c'est vrai, il adoooore réparer une épaule démise, mais que la dermato, franchement... En  laissant le bazar s'installer dans sa salle d'urgence, il augmente ainsi subrepticement ses chances de pouvoir gérer ses priorités selon ses goûts plutôt que selon les exigences du service... ce qu'ils pourra regretter amèrement lorsque les eczémateux mal ou pas soignés, furieux,  se ligueront contre lui pour venir lui démettre SON épaule. 

Le principe que je promeut (et applique) ici  est donc le suivant:

Videz intégralement votre (ou vos) boîtes d'arrivées tous les jours

Bon, si d'aventure je vous ai convaincu des bienfaits d'une telle pratique, la question suivante est bien entendu... très bien, mais... comment on fait ? 

Il est donc temps de parler outil. Ce sera  l'objet du deuxième post de cette série.