May 8

May 8 Vider sa Boîte Mail "Arrivée" Tous les Jours - 2ième Partie

Jean-Jacques Auffret

FORMATEUR

Comment vider sa boîte d'arrivée de tous les emails qu'elle contient sans y passer La journée ?

Ce post en bref

Le problème

Vider complètement sa (ses) boîte d'arrivée de leur emails entrants quotidiennement est une bonne pratique (voir post précédent).
Mais cela n'est possible tous les jours que si cette tâche devient rapide et quasi automatique.

La solution

Définir 6 types d'action possible à mener en réponse à la réception de 100% des emails.
Les associer à des dossiers/labels de destination.
Faire du tri des emails vers ces destinations une tâche en soi.

Si je vous ai convaincu dans la première partie de ce post des bienfaits de vider complètement votre (ou vos) boîte d'arrivée des emails qui s'y trouvent, reste maintenant à rendre cela possible concrètement. Ce sera l'objet de ce post et du suivant, car cela est moins évident qu'il n'y paraît si on veut le faire de manière durable.

Les 6 destins possibles d'un email entrant

Pour que notre urgentiste évoqué dans la première partie de ce post puisse faire efficacement son travail de tri, il doit disposer au sein de son hôpital de services spécialisés prêt à accueillir les emails/patients qu'il leur envoie.

Cela revient à se poser la question suivante: que peut-on faire d'un mail qui nous arrive ? Mon expérience personnelle m'a conduit à un ensemble de six réponses seulement:

Détruire - pour les emails indésirables que je ne souhaite pas garder. Note: j'ai néanmoins une politique active de limitation de leur nuisance en faisant l'effort des 2/3 clics nécessaires pour me désabonner quand cette option est offerte. Exemple: un publicité pour un stage de macramé (j'ai un goût limité pour le macramé).
Conserver - pour les emails qui n'appellent pas de ma part une action particulière après l'avoir lu mais que je souhaite néanmoins pouvoir retrouver dans le futur en cas de besoin. Exemple: un email de mon entreprise expliquant des changements dans la procédure de remboursement des notes de frais.
Planifier - pour tous les emails qui me demandent de bloquer une plage dans mon agenda. Exemples: un avis de réunion, la confirmation d'une date de dîner avec un ami.
Répondre - pour tous les emails auxquels je prévois de renvoyer de l'information en retour (en général à l'envoyeur, voire à un tiers au moyen d'un réacheminement), sachant que celle-ci est assez facilement disponible et ne me coûtera que le temps de la retrouver ou de la produire et d'écrire la réponse. Exemples: "OK pour prendre en charge le compte-rendu de notre prochaine réunion ?", "Je suis intéressée par votre formation 'efficacité personnelle', pouvez-vous m'envoyer une documentation ? "
Faire - pour les emails qui me demandent davantage qu'une simple réponses, mais un véritable travail en retour. Exemples: "Merci de me préparer une synthèse complète de nos relations avec le client Schproutz en préparation de ma rencontre chez eux le 12.", "Je suis intéressée par votre formation 'efficacité personnelle', pouvez-vous m'envoyer une documentation ? " (si je n'ai pas une telle documentation et prévois de saisir l'opportunité de cette demande pour en développer une)
Connecter - cette dernière catégorie est la plus récente et je l'ai créée en réponse au traffic augmentant qui concerne les demande de connexion sur les réseaux sociaux de type LinkedIn (je gérais jusque-là ces demandes dans la catégorie "Répondre").

De "Est-ce que je traite ? " à "Où dois-le le mettre ?"

L'étape suivante consiste à associer dans mon système d'email un endroit physique où les emails correspondant à l'un des six 'destins' du paragraphe précédents seront tous regroupés. Cela se fait simplement en créant une fois pour toute les dossiers (ou des labels/catégories) correspondants: "Planifier", "Répondre", "Faire", "Connecter". "Détruire" correspond bien sûr à la poubelle.

Reste "Conserver". Pour ma part je renonce de plus en plus à créer des dossiers correspondant à une thématique particulière ("client Schproutz") au profit du dossier "Reçus" qui regroupe pêle-mêle tous mes emails lus dans ma boîte de réception que je souhaite conserver. Trois raisons à cela:

De tels dossiers sont difficiles à maintenir. Il faudrait en permanence les éclater, les fusionner ou le détruire au fil des aventures de ma relation avec mon cher client Schproutz. Trop d'efforts.
Lorsque le nombre de dossiers augmente, le coût de savoir où ranger tel email augmente lui aussi de manière prohibitive, ou bien le taux d'erreurs monte en flèche.
Enfin et surtout, les systèmes d'email modernes sont tous dotés de moteurs de recherche performants, de sorte que retrouver un email reçu au troisième trimestre de l'année dernière, dont je suis en copie, contenant "Schproutz" dans le tire et ayant une pièce jointe est un jeu d'enfant.

Une fois les dossiers/labels créés, vider sa boîte d'arrivée devient un processus bien plus simple, rapide et surtout borné dans le temps: il s'arrête lorsque qu'il n'y a plus d'emails entrants à traiter. Ca va très vite pour les raisons suivantes:

Je ne fais qu'une chose simple et répétitive (comprendre où doit aller un email entre 6 catégories simples et claires et le déplacer)
J'ai un critère d'arrêt simple (la boîte d'arrivée est vide)

Je peux donc aller jusqu'au bout de l'exercice plutôt que de m'arrêter au premier email venu pour commencer à le traiter avant de me rendre compte en panique qu'il faut que je le laisse en plan pour préparer ma réunion de 10h.

Note: Il va sans dire qu'en cas d'urgence maximale évidente à la vue d'un email particulier (= "il y a danger à ne pas traiter ceci immédiatement", à ne pas confondre avec "chouette, j'ai trop envie de répondre à cet email, c'est qu'il doit sûrement être très urgent"), ce processus se débraye pour laisser place au traitement de la crise. L'urgentiste doit aussi savoir faire un massage cardiaque.

Objection ! Un simple tour de passe-passe ?

Oui mais, oui mais, oui mais me direz-vous, n'avons-nous pas simplement en faisant cela fait un simple tour de passe-passe et balayé les problèmes sous le tapis, en nous satisfaisant d'une belle boîte d'arrivée tout propre alors que tout le travail nous attend ailleurs ?

Ma conviction profonde (et mon expérience) va dans l'autre sens: en faisant ce tri préalable, nous n'avons pas perdu notre temps car nous avons peu investi pour beaucoup gagner .

Nous avons peu investi, car vider ainsi sa boîte d'arrivée va très, très vite. D'après mes propres mesures, on peut trier ainsi en moyenne environ 3 emails/min., soit 45 emails en 15'. Attention: cette performance n'existe qu'à une seule condition: s'interdire à tout prix de traiter aucun email - principe du "quand on trie on ne traite pas, quand on traite on ne trie pas". Difficile de résister au début, mais avec un peu d'entraînement on y arrive.

Qu'ai-je gagné en échange de ce temps ? D'abord, moins de stress, car j'ai désormais la certitude d'avoir fait le tour de tous mes nouveaux emails, au lieu de me précipiter sur le traitement du premier qui me paraissait important, ou traitable, ou facile, ou rigolo, dans l'instant, au détriment des autres dont je n'ai même pas encore connaissance. Ensuite, rassembler mes emails en fonction du type de chose qu'ils attendent de moi m'offre deux leviers d'action stratégique:

la possibilité de faire du travail en série, ce qui depuis Henry Ford est une technique de productivité bien connue
La possibilité de faire des choix stratégiques sur ce que je décide de faire

Nous allons détailler cela dans la troisième partie de ce post, consacrée aux rituels de traitement des emails.