Dans le premier post de cette série, j'ai tenté de vous convaincre des avantages de la pratique consistant à vider son inbox quotidiennement.

Puis nous avons examiné dans le deuxième post comment utiliser notre logiciel de messagerie pour classer les emails reçus en fonction du traitement à leur appliquer au lieu de les laisser moisir dans la boîte d'arrivée.

Nous allons maintenant examiner dans ce troisième et dernier post comment nous allons exploiter ce classement pour traiter efficacement ces fameux emails.

Des bienfaits du travail à la chaîne

La plupart des personnes qui lisent ce blog ne sont sans doutes pas astreintes au travail à la chaîne, et tant mieux pour elles. Les souvenirs que j'en ai personnellement, lorsque je triai des pommes de terre sur un convoyeur mécanique des journées entières dans ma Bretagne natale, sont là pour me rappeler l'avilissement induit par ce type de travail, et la chance que j'ai aujourd'hui de pouvoir organiser le mien dans une large mesure comme je l'entends.

Cependant, travailler à la chaîne, c'est à dire en regroupant en série les tâches de même nature, est un facteur de productivité bien connu. Lorsque je fais la cuisine, j'épluche tous mes légumes (c'est le nom qu'on donne aux patates ailleurs qu'en Bretagne) à la suite, sans m'interrompre tous les deux tubercules pour aller monter une mayonnaise, farcir la dinde ou dresser la table.

Cette recette du travail à la chaîne, connue des cuisiniers comme des industriels, semble avoir été oubliée par les gens qui comme moi travaillent essentiellement dans l'immatériel, avec un bureau sur lequel trône un ordinateur. Et c'est dommage, car il est important d'être productif sur certaines tâches "administratives" (comme le traitement du courrier) pour pouvoir consacrer davantage de moyens au véritable travail productif et/ou créatif. Par moyens j'entends ici les deux ressources-clef de tout travailleur "intellectuel": le temps et l'énergie mentale, toutes deux existant en quantité limitée pour une journée donnée.

Remplir son assiette devant le buffet

Maintenant que nous avons rangé les emails sur lesquels nous estimons devoir agir dans des dossiers correspondant à chacune de ces actions ("Répondre", "Planifier", "Connecter", "Faire"), c'est un peu comme si nous avions organisé un buffet en répartissant les différents plats (entrées, plats, desserts, boisson...) dans différents endroit du self-service. Il ne nous reste plus qu'à composer notre repas du jour en fonction de l'appétit et du porte-monnaie.

Prenons les email classés "Répondre" par exemple. La question est "quand est-ce que je vais choisir de répondre à cet email ?"

Voici une série de mauvaises réponse à cette question:

Maintenant, parce que comme ça ce sera fait et je n'aurais plus à m'en souvenir
Le plus vite possible, parce que sinon l'envoyeur sera peut-être fâché contre moi
Jamais, parce que j'ai oublié l'existence même de cet email au bout de deux jours
Dans 15 jours, car c'est le temps qu'il m'aura fallu pour que le risque de ne pas répondre excède ma flemme de le faire

La bonne réponse (selon moi, bien sûr) est la suivante:

<tel jour>, car c'est la date qui maximise le plus pour moi le rapport entre coût (en temps, en énergie) et bénéfice (mesuré en regard de la progression vers mes objectifs).

Autrement dit, je vais me servir du classement que j'ai effectué à l'étape précédente pour faire des choix pertinents quant à ceux des emails que je vais choisir de traiter aujourd'hui. Car je ne dois pas oublier (comme certains de mes contemporains hélas) que mon travail ne consiste pas uniquement à traiter des emails. J'ai aussi d'autres priorités, d'autres projets à faire avancer par ailleurs, sans compter les projets que je me donne à moi-même.

Comme mes emails sont désormais bien rangés, ceux que je vais choisir de ne pas traiter aujourd'hui vont attendre bien sagement dans leur petite boîte un jour qui leur sera plus favorable. Il y seront rejoints demain par d'autre emails de la même espèce, tout frais en provenance de l'inbox. Ainsi, un tel dossier ("Répondre", "Faire", etc.) contient à tout moment l'ensemble des emails de la catégorie correspondante que je n'ai pas encore traité à ce jour (car une fois cela fait, je les sort du dossier en les rangeant simplement dans les "Reçus", bien sûr).

De la réactivité à la gestion de production

Cette revue des différents dossiers temporaires ("Faire", "Répondre", etc.) dans lesquels patientent mes emails reçus avant que je ne décide de les traiter constitue un de mes rituels quotidiens. L'outil associé est mon logiciel d'email (Outlook, Gmail,...) muni de ces fameux dossiers. Deux principes enfin supportent cette pratique:

"Inbox zero" — chacune de mes boîtes mail (inbox)est vide au moins une fois par jour

"Je visite, je vide" — si je me laisse aller à visiter ma boîte inbox en dehors de mon rituel (le matin en général), alors je m'oblige à la vider de nouveau.

(Voir le post dédié pour plus de détails sur le triptyque Principes/Outils/Rituels)

Si nous étions une usine, les emails que nous recevrions seraient les bons de commande de nos clients. Dans une industrie, on s'organise pour optimiser le travail qui doit répondre à ces commandes. On appelle cela la Gestion de Production (on fabrique tous les corbillards noirs avant les camions de pompiers rouges, par exemple).

Ce qui rend les industriels plus efficaces à leur échelle peut aussi nous faciliter la vie à notre petit niveau, en nous protégeant de deux écueils fréquents dans la gestions des emails:

"le trou noir de la page deux" — l'oubli de mails à traiter dès qu'ils quittent notre champs de vision de la première page du dossier inbox

"la montée au filet" — la volonté frénétique de traiter un maximum d'emails dès leur arrivée dans notre inbox, et indépendamment de leur urgence véritable, dans l'espoir (naïfs que nous sommes...) de ne pas se créer de "dette" d'emails à traiter plus tard.

Ayant déjoué ces deux menaces, nous pourrons alors quitter l'usine à emails d'un coeur plus serein pour accompagner nos objectifs sur la route qui mène à la réalisation de nos projets...