Principes, Rituels, Outils: Les Trois Piliers d'une Organisation de PRO

Une bonne organisation, comme un tabouret, repose sur trois pieds: des principes, des outils et enfin des rituels. Si l'un des trois manque... patatras.

Principes, Outils, Rituels

Un principe, c'est juste une règle d'organisation qu'on se donne. Exemple: "Guillaume veut investir deux heures par semaine dans la mise à jour de son fichier client. Synonyme: "règle du jeu".

Un outil, c'est un "machin" que Guillaume va se donner  et qui sera le moyen concret d'exécution/vérification de sa règle. Par exemple, il notera dans son agenda à chaque fois qu'il passe du temps à faire du ménage dans ses fichiers clients, à la date du jour, le temps qu'il y a passé. Synonyme: "terrain de jeu". 

Gagné ? Pas encore. Il manque le rituel, synonyme de "temps de jeu". C'est quelque chose de régulier que Guillaume va devoir intégrer à ses routines de travail afin de faire que la règle qu'il s'est donné ne reste pas un vœu pieux.  Un rituel évident dans notre exemple: s'obliger à noter son activité dans l'agenda à chaque fois que Guillaume nettoie son fichier client. Un qui l'est peut-être un peu moins: s'assurer, mettons une fois par mois, qu'il a réellement passé deux heures par semaine sur cette activité. 

Pourquoi il faut les trois

Pas de principe ? Guillaume n'a pas d'objectif et donc ne peut pas savoir s'il l'a atteint ou pas. Son outil et son rituel ne lui servent à rien, pire: ils lui coûtent sans lui rapporter et seront bientôt abandonnés pour cette (excellente) raison.

Pas d'outil ? Guillaume ne peut pas inscrire l'exécution de son principe dans une pratique concrète: il  n'est donc pas capable d'en observer sincèrement la mise en oeuvre. Le résultat le plus problable est que sa bonne résolution va s' "user": il le fera quelques semaines puis d'autres préoccupations viendront remplacer celle-ci. 

Pas de rituel ?  La jolie paire de chaussures de running qu'il s'était fait offrir à Noël reste dans le placard, et Guillaume ne courra jamais le marathon dont il rêvait parce qu'il a méconnu le côté indispensable de l'entraînement hebdomadaire dans ce type de projet (comme dans tous les projets d'ailleurs). Il a la règle du jeu, il a le terrain de jeu mais... il ne prend pas le temps de jouer. 

Pourquoi ça marche

Penser son organisation en termes de Principes, d'Outils et de Rituels offre plusieurs d'avantages. 

mettre en place son organisation

J'aime bien ce modèle que j'ai théorisé sur le tard à partir de ma pratique parce qu'il évite de tout mélanger en matière d'organisation: le quoi (principe), le comment (outil) et le quand (rituel) . En séparant un problème d'organisation en question plus simples, on gagne de la clarté et on arrive plus facilement à le résoudre. 

debugger son organisation

Si Guillaume n'est pas content de son organisation dans un secteur de sa vie, il peut décomposer son problème à plusieurs niveaux. "Est-ce que j'ai des principes ?" "Sont-ils bons ?" "Est-ce que je dispose des outils me permettant de les mettre en oeuvre efficacement ?" "Est-ce que je maîtrise suffisamment ces outils  ?" "Quels sont dans ma vie les moments de mise en oeuvre de mes principes ?" etc. Si Guillaume par ce questionnement arrive à diagnostiquer si son problème se situe plutôt au niveau P, O ou R, il commence déjà à approcher de la solution. 

faire evoluer son organisation

Notre organisation est un être vivant, qui doit évoluer de manière permanente et organique. Séparer clairement nos principes de nos outils et de nos rituels permet de pouvoir faire évoluer chacun des pieds du tabouret de manière indépendante des autres. Je change d'outil (agenda papier ➔ agenda électronique par exemple), mais je garde mes principes et mes rituels intacts. Ou je change mon rituel (faire ma to-do list du jour le matin ➔ la faire la veille au soir) sans changer mon principe (faire une to-do list quotidienne) ni mon outil (Google Keep).