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AttRep en pratique dans Gmail...

AttRep en pratique dans Gmail...

Comment mettre en pratique dans Gmail l'astuce présentée dans le post "AttRep: Comment améliorer le taux de réponse à vos emails ?

Situation de départ

Vous avez lu le post ci-dessus et êtes convaincu que cette astuce est digne d'un essai dans votre propre système d'organisation. Vous en avez compris le Principe et vous voulez le mettre en oeuvre dans votre Outil de gestion des email, qui se trouve être Gmail de Google. Comment faire ?

Etape 1: Créer le label "AttRep"

A faire une seule fois.

  1. Aller dans la dossiers des emails envoyés ("Sent Mail");
  2. Sélectionner un email envoyé en attente de réponse; 
  3. Taper "l" (comme "label") ou sélectionner l'icône en forme d'étiquette sur le menu en haut de la page; 
  4. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, taper le nom du nouveau label, "AttRep";
  5. Ne reconnaissant pas ce qui est tapé comme un label existant, Gmail propose "AttRep (create new)" afin de le créer;
  6. Une autre fenêtre apparaît. Elle permet de subordonner un nouveau label à un label existant, un peu à la manière d'un sous-dossier. Nous ne nous en servons pas ici et cliquons simplement sur "Create". 
  7. Deux choses se passent alors simultanément: (1) le tag ("label" en jargon Gmail) "AttRep" est crée et (2) l'email que nous avions choisi en 2. porte maintenant ce label. 

Etape 2: Marquer des emails envoyés avec le tag "AttRep"

A partir de maintenant, nous pouvons labelliser certain des emails que nous envoyons (et pour lesquels nous attendons une réponse) avec notre nouveau label AttRep. Pour cela: 

Avant l'envoi de l'email

  1. En bas à droite de la fenêtre où on compose son email, cliquer sur la petite flèche a côté de la poubelle et choisir Label  dans le menu qui apparaît.
  2. Choisir AttRep dans la liste ou commencer à taper "Att.." si celle-ci est trop longue pour la filtrer. En cas de doute, rappeler le menu comme en 1.: une fois AttRep choisi, la case à gauche du mot devrait être cochée.
  3. Envoyer son email comme d'habitude. 

après l'envoi de l'email

  1. Emettre un juron parce qu'on a oublié de faire la procédure "avant l'envoi de l'email" mais ne pas paniquer, car il y a une solution.
  2. Aller dans le dossier "Sent" (ou "Envoyé") et sélectioner l'email en question.
  3. Taper "l" (comme "label) et choisir AttRep dans la liste des labels pour l'appliquer à cet email. 
  4. Une étiquette "AttRep" apparaît en haut du mail, prouvant qu'il est bien étiqueté de la sorte. 

Etape 3: Créer un "smart folder" regroupant les emails en "AttRep"

A faire une seule fois.

Bonne nouvelle: il n'y a rien à faire. Contrairement à d'autres systèmes, Gmail a créé automatiquement dans ses menu à gauche de la page une entrée AttRep. En la cliquant, vous listez à droite l'ensemble des emails qui, en ce moment, portent le label AttRep.  

Etape 4:  Labelliser/dé-labelliser les emails "AttRep" en fonction des besoins

Lors de votre Rituel de revue de vos emails en attente de réponse, vous aurez besoin d'enlever le label AttRep sur les emails pour lesquels vous aurez reçu des réponses, et au contraire de l'ajouter si vous relancez les vilains non-répondeurs par email. 

Pour labelliser les relances - Procéder comme dans l'étape 2 ci-dessus.

Pour de-labelliser les emails traités - visualiser l'email en question et retirer le label en cliquant sur le "x" situé à sa droite. Astuce: le raccourci clavier "Y" est plus rapide, mais attention, il enlève TOUS les labels associés à cet email. 

Principes, Rituels, Outils: Les Trois Piliers d'une Organisation de PRO

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AttRep: Comment améliorer le taux de réponse à vos emails ?

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