“Le cerveau est un organe merveilleux. Il se met en marche au moment du réveil, et ne s’arrête plus jusqu’au moment où vous arrivez au bureau. ”

— Robert Frost

Le succès ou l’échec d’une journée (de travail) se joue très souvent lors de sa première heure. Dans cette série de trois posts, nous allons explorer ce que Robinson fait durant cette heure-là pour maximiser ses chances de parvenir à tout faire pour vendredi…

Le contenu de ces trois posts —regroupés sous le titre collectif “Comment (bien) débuter une journée”— est le suivant :

La force des rituels tentera de vous convaincre que ritualiser le début de sa journée de travail est une bonne idée, en définissant ce qu’est exactement un rituel, et en listant ceux que Robinson enchaîne avant de commencer à “vraiment” travailler. Les deux posts suivants détailleront ces fameux rituels, en les séparant en deux groupes distincts.

Le traitement des emails est le premier de ces deux groupes. Les rituels qu’il regroupe sont focalisés sur la gestion efficace des emails, aussi bien entrants (ceux que l’on reçoit) que sortants (ce que l’on émet et pour lesquels on attend des réponses). Ce post traite également du premier rituel (la création d’une entrée de journal), qui est sans rapport direct avec les emails, mais qui est très simple et rapide… et qu’il fallait bien que je case quelque part !

La gestion des tâches et des projets constitue le second groupe des rituels du matin. Leur objectif commun est de faire le point sur tout ce que l’on a à faire — compte tenu des évènements et informations des dernières 24 heures— afin de mettre à jour notre “plan de charge” (la Tout Doux list) et d’en déduire les sujets sur lesquels nous allons choisir de diriger notre temps et notre énergie aujourd’hui (la Today list).

Commencer sa journée de travail par ne PAS travailler

Kylian Mbappé ne descend pas de sa voiture (de luxe) cinq minutes avant le coup d’envoi du Classico pour chausser les crampons en espérant aller semer la terreur dans la surface du Barça. Lorsque je cuisine, je n’attends pas d’avoir les deux mains plongées dans la farine pour m’apercevoir qu’il n’y a plus d’œufs à la maison. Et le regretté Abraham Lincoln avait coutume de dire “Si j’avais huit heures pour abattre un arbre, j’en passerais six à aiguiser ma hache.”

Le bon sens nous indique donc assez clairement que la préparation, l’anticipation et la vue d’ensemble sont des alliées assez naturelles de l’efficacité.

Et pourtant… combien de journées où nous nous sommes, dès l’arrivée au travail, jetés sur le premier mail sans défense qui croisait notre regard, sans même parfois prendre le temps d’aller dire du mal de notre chef à la cafétéria, pour poursuivre ainsi jusqu’au soir, de tâches à moitié faites en réponses bâclées, éprouvant alors un double sentiment d’une journée à la fois très riche en évènements mais pauvre en progrès réels.

Pour éviter cela, c’est-à-dire réaliser davantage en consommant moins de ressources (de stress et de temps notamment), Robinson se propose de partager avec vous dans ce post l’ensemble des rituels de début de journée qu’il a mis au point au cours du temps pour optimiser sa journée de travail.

Cette façon de faire peut sembler paradoxale, car elle consiste à commencer par “ne pas travailler” durant un certain temps afin de maximiser ensuite la productivité du reste de la journée. (“Ne pas travailler” est en réalité une fausse promesse car en fait cette heure-là est peut-être celle qui fait couler le plus de sueur sur le vénérable front de Robinson.)

Que faisons-nous avant d’arriver au travail ?

Si la phrase “ne pas travailler pendant environ une heure pour mieux travailler ensuite” vous semble paradoxale voire contre-productive, pensez à toutes les choses que vous avez faites entre le moment de votre lever et le moment où vous vous apprêtez à vous mettre au travail. Cette liste contient probablement une partie des choses suivantes :

Prendre une douche / prendre un bain / se frotter le museau
Se coiffer / se maquiller/se raser
Choisir et revêtir sa tenue pour la journée
Prendre son petit déjeuner
Se laver les dents
Houspiller ses gosses qui ne réalisent pas encore à quel point la journée qui s’ouvre devant eux est plus importante que 10 minutes de plus au lit
Faire son lit
Fermer son logement et se rendre sur son lieu de travail
Dire bonjour aux collègues/prendre un café ensemble
etc.

Ces choses que nous répétons quotidiennement sont toutes de natures très différentes, mais elles ont deux points en commun :

Nous les faisons tous les jours de la même manière — on ne se demande pas tous les jours comment on va se rendre sur son lieu de travail : on a développé au cours du temps une “bonne pratique” ou deux (“prendre la voiture” ou “prendre la voiture si avant 7h30, sinon bus 71 puis tramway T6”). On répète ensuite quotidiennement cette façon de faire sans la changer.
Cette manière de faire est conçue dans un but d’optimisation — Lorsque nous nous brossons les dents par exemple, nous le faisons dans un endroit où les outils nécessaires pour ce faire (brosse, dentifrice, eau) sont à portée de main. Nous parcourons notre bouche avec notre petite brosse tout en pensant à autre chose, parce que ce parcours étant toujours le même, nous pouvons l’exécuter en mode “pilote automatique”. Et cette façon de faire est ce qu’elle est parce que nous avons établi qu’elle représentait un bon équilibre entre les bénéfices (dents blanches, haleine embaumée et survie de nos précieuses quenottes à long terme) et les coûts associés (le temps que nous devons investir dans cet exercice quotidien, le coût d’achat de la brosse et du dentifrice).

Qu’est-ce qu’un rituel ?

Nous avons donc au cours du temps encapsulé un certain nombre de bonnes pratiques dans une façon de faire optimale que nous répétons automatiquement à chaque fois que le besoin correspondant se manifeste. Le but du rituel est de nous rendre efficaces, c’est-à-dire d’obtenir le maximum de résultats en échange d’un minimum de ressources.

Les rituels sont liés à des besoins qui se présentent de manière récurrente dans notre vie : on se rend tous les jours au travail, mais on part moins souvent en vacances, et pas toujours au même endroit. Nous avons donc un rituel pour nous rendre au travail, mais peut-être pas pour partir en vacances.

Par conséquent, un rituel, c’est une façon de faire au moindre coût quelque chose d’utile que nous devons faire régulièrement.

Anatomie d’un rituel

Si on l’observe d’un peu plus près, on peut remarquer que tout rituel se compose de trois éléments :

Un déclencheur — il s’agit de l’évènement qui va provoquer le début du rituel. Il peut s’agir d’un changement de contexte (j’arrive au travail ➜ je fais le tour du service pour dire bonjour aux collègues présents) ; d’un signal temporel (it’s five o’clock ➜ I prepare a cup of tea) ou encore de la fin d’un rituel précédent auquel celui-ci est “accroché” (je sors de la douche ➜ je m’habille).
Un protocole — une fois le rituel déclenché, il s’exécute d’une façon que nous avons mise au point en nous fondant sur notre expérience comme étant la plus à même de nous garantir le résultat souhaité au moindre coût. Il s’agit donc d’une suite d’étapes, comme une recette de cuisine, que nous répétons sans nous poser de question à chaque exécution. Comme nous connaissons cette façon de faire “par cœur”, à force de répétition, nous pouvons la mettre en œuvre en alliant une grande vitesse d’exécution à une faible charge mentale.
Un critère d’arrêt — Il s’agit de l’atteinte d’un état que nous considérons comme caractéristique de la réussite du rituel (“je me suis brossé les dents durant 3 minutes et ma brosse est propre et rangée à l’endroit habituel”). Le rituel est alors terminé et on peut passer à autre chose (un autre rituel, ou une activité non ritualisée).

Sur la notion de rituel, voir aussi le post Principes, Rituels, Outils, les trois piliers d’une organisation de PRO.

Les rituels matinaux de Robinson

L’idée ici est toute bête : elle consiste à prolonger, au tout début de notre journée de travail, l’enchaînement de rituels qui nous a permis d’arriver à l’heure, nourris, propres et bien habillés sans devoir nous lever à 3h du matin.

Plus précisément, voici la liste des rituels que Robinson (et donc moi) enchaînons avant de véritablement commencer notre journée productive :

[Les passages en bleu renvoient vers les posts du Blog de Robinson qui traitent de ces sujets en profondeur]

JOURNAL

Je crée une nouvelle entrée de journal

GESTION DES INFORMATIONS ENTRANTES ET SORTANTES

Je ventile tous les emails de ma boîte d’arrivée vers des dossiers de traitement
Je revois les emails en attente de réponse; et fais des relances si nécessaire

PRIORISATION DES TÂCHES ET DES PROJETS

Je revois mes emails “à planifier” et prends des décisions à leurs propos
Je revois mes emails “à répondre” et prends des décisions à leurs propos
Je revois mes emails “à faire” et prends des décisions à leurs propos
Je mets à jour les tâches et projets de la Tout Doux List
J'élabore ma Today List du jour.

De la théorie à la pratique

Nous avons maintenant mieux compris la notion de rituel et listé ceux que Robinson met en œuvre quotidiennement.

Dans le post suivant de cette série, nous examinerons chacun de ces rituels dans le détail pour comprendre à la fois leur motivation et leur mode opératoire.