Découvrez WorkFlowy, le couteau suisse de mon cerveau
“Rien au monde n’est assez unique pour ne pas rentrer dans une liste.”
WorkFlowy, un outil pour le début de l'année ?
Quel meilleur moment en effet pour découvrir un outil capable de mettre un peu d'ordre dans notre vie ? Le début de l'année voit en effet l'éclosion en masse de bonnes résolutions et de projets, en raison de la conjonction des abus divers durant les fêtes et de l'illusion courante que douze mois, c'est très long et que par voie de conséquence on pourra nécessairement y faire plein de choses (hahaha).
Lors d'un précédent post sur 10 outils que j'utilise absolument tous les jours, j'avais brièvement introduit WorkFlowy comme l'un des outils de base de mon organisation quotidienne. Je vous avais également promis d'y revenir plus en détail dans un prochain post : c'est ce que je vous propose de faire aujour'd’hui.
Ce faisant je poursuis deux objectifs :
Vous faire découvrir un outil que je trouve vraiment intéressant pour son organisation… et pas mal d’autres choses,
Une fois que vous le connaîtrez, expliquer dans différents posts à venir certaines façons que j'ai mises au point pour mettre WorkFlowy au service de ma productivité.
Le plan de ce post est donc le suivant:
Prise en main de WorkFlowy en 5’ — Le plus simple est de commencer par un peu de pratique…
Qu’est-ce que WorkFlowy ? — Une liste (!) des principales fonctionnalités de WorkFlowy
Limites de WorkFlowy — Une autre liste de ce qui peut éventuellement être un obstacle à votre adoption de WorkFlowy
Comment ouvrir un compte WorkFlowy — Quelques recommandations si vous voulez ouvrir un compte pour aller plus loin
Un outil versatile pour tous les jours — Encore une liste… de choses que je fais avec WorkFlowy, et que je documenterai pour certaines dans de prochains posts…
Prise en main de WorkFlowy en 5'
Rendez-vous sur la page d'essai de WorkFlowy (image ci-dessus) où vous pourrez commencer à le manipuler sans risque. En effectuant les actions listées sur la gauche de l'écran dans la partie droite de celui-ci, vous apprendrez 80% des fonctionnalités de Workflowy en moins de 5 minutes. C'est en anglais mais ce n'est pas l'anglais de la Reine.
Pour aller plus loin
Voici quelques ressources pour acquérir les 20% qui vous manquent désormais:
Vous pouvez voir les manipulations de base de WorkFlowy dans cette vidéo (si vous supportez l'accent nasillard américain)
Depuis WorkFlowy lui-même, dans Settings/Help vous avez accès une vingtaine de micro vidéos très simples (moins d'une minute chacune) qui vous montrent par l'exemple comment utiliser les principales fonctionnalités.
Le blog des créateurs de WorkFlowy (ci-contre) contient aussi une mine d'informations intéressantes
Enfin si vous êtes vraiment mordu.e.s, il existe un livre écrit par un fanatique de WorkFlowy, Frank Degenaar, qui est une mine de trucs et astuces sur ce produit
Qu’est-ce que WorkFlowy ?
Vous avez sûrement déjà créé
dans un traitement de texte ou ailleurs
des "liste à puces", non ?
Eh bien, imaginez une liste à puces qui serait unique, zoomable et navigable, en ligne, sauvegardée automatiquement, recherchable, favori-sable, manipulable, labellisable, partageable et facile à apprendre… vous obtenez WorkFlowy :
Unique — Vous n'avez qu'une seule liste, mais elle est aussi longue et possède autant de niveaux que vous le souhaitez.
Zoomable et navigable — Certes elle est longue, mais miracle, vous pouvez faire en sorte de ne voir sur votre écran qu'une seule des sous-listes de votre énorme liste unique à tout moment. De plus, vous pouvez très facilement monter et descendre dans cette vaste hiérarchie de listes, de sorte que vous ne vous focalisez à un instant donné que sur les données qui vous intéressent à ce moment-là.
En ligne — Votre liste ne réside pas sur un de vos appareils, mais dans le "nuage" (cloud) et par conséquent vous pouvez y accéder en permanence d'un de vos ordinateurs ou smartphone.
Sauvegardée automatiquement — Lorsque vous rentrez des items dans vos listes WorkFlowy, tout ceci est automatiquement sauvegardé à la volée. Vous n'avez jamais à faire "Save" explicitement. Si vous n'avez pas momentanément accès à Internet, vos données seront gardées en local sur la machine où vous les avez saisies, puis synchronisées avec les serveurs WorkFlowy dès que le réseau sera disponible.
Recherchable — Qui dit grosse liste, dit beaucoup de données. Mais WorkFlowy dispose d'un puisant moteur de recherche intégré. Je peux ainsi retrouver facilement ma fameuse recette de rillettes de saumon qui se trouve au fin fond d'une sous-sous-sous-...-sous-liste en tapant "rillettes" ou "saumon" dans le moteur de recherche de WorkFlowy.
Favori-sable — Si vraiment vous aimez tellement ces fameuses rillettes que je doive en préparer à chaque fois que vous venez à la maison, j'ai besoin d'y accéder en un tournemain. Dans ce cas, je peux mettre cette liste en "favori", comme dans un navigateur, et j'y accède directement depuis n'importe où.
Manipulable — Une des grandes forces de WorkFlowy est de pouvoir manipuler très facilement les puces à la souris ou via des raccourcis claviers. Inverser l'ordre de deux puces, faire d'une puce une sous-puce d'une autre, expanser ou réduire une liste entière... se font très facilement. Il est ainsi très facile de noter des choses "en vrac" (brainstorming, notes en réunion...) puis de mettre de l'ordre ensuite.
Labelisable (ou Taggable si vous préférez) — Vous pouvez associer aux items de vos listes des "tags" qui ressemblent à #ceci ou encore à @cela, dont vous inventez les noms en fonction de vos besoins. Ca c'est vraiment la cerise sur le gâteau, et vous allez en comprendre toute la puissance dans les prochains posts consacrés à la gestion des tâches et des projets. Pour le moment, retenez simplement qu'on peut en rentrant un #tag dans le moteur de recherche de WorkFlowy ne voir à l'écran que les items marqués dudit #tag (si vous n’êtes pas encore allé sur la page d’essai de WorkFlowy, c’est peut-être le moment, car ce concept est plus facile à comprendre par la pratique que par un long discours…)
Partageable — Vous voulez vous aussi régaler vos amis avec “vos” fameuses rillettes de saumon ? Je peux en partager la recette avec vous grâce à WorkFlowy. Il me suffit pour cela de partager une des mes (sous) listes avec vous, même si vous n'avez pas de compte WorkFlowy. Vous recevrez alors de ma part (par exemple par email) une URL comme celle-ci [https://workflowy.com/s/D1HY.kOZBQ9o0nP] qui vous donnera accès à ma liste comme une simple page web. Vous y aurez accès soit en lecture seule, soit en lecture et modification selon mon choix. Si le coeur nous en dit, nous pourrons alors démarrer un livre de recettes de cuisine commun et collaboratif, en ligne, avec WorkFlowy.
Facile à apprendre — Ce que je trouve formidable dans cet outil, c'est le rapport entre la simplicité de ses concepts, qui le rendent très facile à apprendre et le nombre de choses incroyable qu'il peut vous aider à faire.
Limites de WorkFlowy
Même si j'adore ce produit, il a, comme tous les outils, ses inconvénients. En voici les principaux selon moi.
un outils volontairement simple
Des textes composant des listes imbriquées : c'est tout ce que gère WorkFlowy. On peut le voir comme le signe d'une pauvreté affligeante ou la marque d'une ascèse salutaire dans un monde où les distractions sont reines (l'article Wikipedia consacré à Workflowy parle d'interface "minimalistement élégante", je ne saurais mieux dire...)
Chacun verra midi à sa porte, sans réconciliation possible probablement. Je peux simplement apporter mon témoignage : je suis en général très sensible dans les interfaces utilisateur à des choses comme la couleur, le style, les polices de caractère etc. Cependant WorkFlowy ne m'a jamais rebuté, car j'y ai trouvé une outil qui m'aide naturellement à me focaliser sur l'essentiel (et je considère la focalisation comme l'une des clefs de la productivité, sujet sur lequel je reviens et reviendrai régulièrement dans ce blog).
Une Hiérarchie de listes et des tags... C’est tout ?
Ce sont effectivement les deux seuls éléments de structuration de l'information dans WorkFlowy, ce qui peut paraître peu. Mais en réalité, la combinaison des deux, avec l'appui du moteur de recherche, est vraiment redoutable (mais j'espère vous en convaincre dans les prochains posts, où nous mettrons vraiment WorkFlowy au travail).
De plus, on peut toujours faire avec des tags ce que l'on fait avec une hiérarchie, et vice versa : il en résulte une souplesse dans la structure de l'information qu'on manipule qui est tout à fait intéressante.
intégration d'images
(mai 2021) Ce paragraphe s’intitulait auparavant “Pas d’Intégration d’Images” mais cette fonction a été (fort opportunément) rajoutée à Workflowy depuis que ce post a été écrit.
Donc :
Qui dit texte seulement dit corrélativement pas d'images. Quand j'ai besoin de lier une image à un contenu que je gère par ailleurs dans WorkFlowy, je mets simplement cette image dans un endroit où elle est accessible par lien (par exemple Dropbox, Google Drive...) et je copie ce lien à l'endroit idoine de ma hiérarchie de listes dans WorkFlowy.
Mais en réalité je ne recours presque jamais à ce stratagème parce que je n'en ai quasiment jamais besoin.
Outil cloud
Comme tous les outils du "nuage", il faut vivre sans trop d'angoisse avec l'idée que vos données sont "quelque part" sans que vous sachiez trop où.
Mais j'ai déjà résolu ce problème avec mon argent : je ne sais pas exactement dans lequel de ses bureaux ma banque le garde, mais les relevés de compte qu'elle m'envoie me semblent corrects et j'ai à peu près confiance dans le fait qu'elle me le rendra si je lui demande gentiment.
En ce qui concerne WorkFlowy, mes données sont sauvegardées régulièrement et je peux les garder au chaud où bon me semble, et je dispose aussi d’un outil de restauration si par mégarde je scie/détruit une énorme branche de mon arbre sur laquelle j’étais assis.
Comment ouvrir un compte Workflowy ?
150 puces gratuites par mois
Le business model de WorkFlowy est celui du freemium : vous pouvez utiliser tout le produit gratuitement à condition de ne créer qu'au maximum 150 puces par mois, ce qui est suffisant pour gérer une to-do-list normalement constituée. Mais...
Davantage de puces gratuites si...
...Vous venez de ma part — Vous obtiendrez 250 puces gratuites de plus par mois en ouvrant un compte WorkFlowy gratuit via le lien suivant :
https://workflowy.com/invite/2959ea08.lnx
...Vous convertissez d'autres utilisateurs à l'usage de Workflowy — Vous serez à votre tour récompensé(e) par un quota de puces gratuites supplémentaire si d’autres utilisateurs ouvrent un compte sur votre recommandation (si vous êtes un utilisateur de la version gratuite).
49$ par an pour un compte illimité
J'ai personnellement un compte "pro" qui me coûte 49$/an soit moins que le prix d'une bière par mois (et franchement, que celui ou celle qui tient avec une seule bière par mois lève la main...)
En plus d'un nombre illimité de puces, cette version m'apporte une sauvegarde automatique et régulière de mes données sur Dropbox (si je détruis une liste importante ou si WorkFlowy fait faillite), ainsi qu'un support prioritaire en cas de pépin (mais WorkFlowy est d'une fiabilité/stabilité remarquable, probablement un effet de bord de sa simplicité).
Un outil versatile pour tous les jours
Je dois vous l'avouer : je n'ai tenu que cinq petits mois avec le version gratuite avant de "craquer" pour la version pro. La raison en est que je n'arrêtais pas de découvrir (ou plutôt d'inventer) de nouveaux usages à WorkFlowy dans ma vie, et d'abandonner des outils comme Evernote, Excel ou Remember the Milk à son profit.
En général en matière d'outils, on a le choix entre utiliser de nombreux outils spécialisés, ou en utiliser peu voire un seul, qui doit alors être généraliste (comme un bullet journal par exemple). Le compromis standard est le suivant: ce qu'on gagne en performance, on le perd en simplicité (car il faut maîtriser plusieurs outils) et vice-versa.
Mais avec WorkFlowy, pour la première fois, j'ai trouvé un outil avec lequel je gagne sur les deux tableaux: j'utilise un seul outil (donc j'ai l'effet supermarché) mais grâce à ses mécanismes génériques (hiérarchie et tags) je peux l'adapter à mes propres besoins (comme le commerçant du coin qui me connaît si bien).
Ce qui m'a permis d'y développer tout un tas de choses, dont je vous parlerai pour certains dans de prochains posts:
Tout-doux listes
Journaux de projet
Journaux de moral
Bibliothèque d'articles à lire/lus
Base de ressources pour projet
Check-lists de rituels
Documentation de processus
Prise de note en réunion
Brainstorming
Plan de cours
Articles et posts de blog
Listes de contact
Recettes de cuisine
Notes de lectures
Suivi de réseau
...
Bref, vous m'avez compris : on risque de reparler de WorkFlowy dans ce blog en 2019, année que je souhaite excellente à tous ses lecteurs !
Note : le texte complet de ce post a été composé au brouillon dans WorkFlowy avant d’être mis au propre et publié dans SquareSpace.
Note 2 (mai 2021) : J’ai été récemment contacté par les auteurs du site organisologie.com (qui semble plein d’idées stimulantes) et qui publient de leur côté un post assez similaire à celui-ci sur Workflowy. Ce post peut constituer une lecture complémentaire intéressante pour tout jeune Padawan désirant s’aventurer sur cette planète fascinante (et pas rebuté par le caractère incroyablement daté de mes références cinématographiques.)
