Vous êtes désormais peut-être convaincu grâce au premier post de cette série que la tenue d’un journal d’activité peut vous aider à y voir plus clair pour surfer de manière stratégique sur l’écume de vos jours. Après avoir répondu à la question du “pourquoi”, nous passons maintenant à la pratique en abordant la mise en œuvre.

Celle-ci commence par l’exploration des principes qui doivent nous guider dans la tenue de notre journal (quelles règles pour tenir mon journal ?), qui est l’objet de ce post.

Les rituels (quand et comment tenir mon journal ?) et les outils (où/avec quoi tenir mon journal ?) seront traités dans les deux post suivants de cette série.

De la théorie à la pratique

Ce post est la suite du post “Tenir un Journal d’activité (1/4): Les Bénéfices” qui vous a peut être convaincu de l’utilité de vous mettre à tenir un journal d’activité, professionnel, personnel, voire les deux.

Le risque ici, comme dans toute initiative nouvelle, est celui de la “bonne résolution” : on commence mais au bout d’un temps plus ou moins long, on finit par abandonner. Comme nous parlons ici d’un journal, donc par définition d’une chose nouvelle à faire tous les jours (oui oui, y compris les mauvais), ce risque est peut-être encore plus élevé qu’à l’accoutumée.

Principes, rituels et outils

Je vais donc (une fois de plus) faire appel à mon fidèle triptyque Principe/Outil/Rituel déjà décrit dans ce blog, car je sais d’expérience que mes habitudes d’organisation qui durent et qui me sont bénéfiques sont solidement ancrées sur ces trois piliers. Pour mémoire :

Les principes sont les règles abstraites que je me donne pour organiser ma vie (ex. “Les boîtes d’arrivée de tous mes comptes email sont vides au moins une fois par jour”)
Puis les rituels sont les temps de ma journée où je mets en œuvre mes principes (ex. “je relis tous les matins la liste de mes emails en attente de réponse”)
Les outils, enfin, sont les instruments concrets que je choisis pour mettre en œuvre mes principes durant le temps que je consacre aux rituels (ex. “une feuille de carnet, un crayon et trois surligneurs pour ma Today list”)

Nous parlons donc ici des principes régissant, ou plutôt pouvant régir selon moi, la tenue d’un journal d’activité.

Pour un journal structuré

Le principe de base d’un journal est intellectuellement limité comme l’astre des nuits : une date, et puis en dessous la relation de ce que l’on croit bon d’y raconter, et ce tous les jours.

Donc le premier principe du journal est : “chaque jour, je crée une entrée avec la date courante, suivie d’une description des évènements marquants de ma journée.”

Cette base de sauce étant simplissime et minimale, chacune est ensuite libre de l’agrémenter et l’enrichir comme elle l’entend. L’un pourra décider de ne pas tenir de journal le week-end, et un autre d’y ajouter un peu de structure.

Je fais personnellement partie de cette dernière catégorie (ce qui n’étonnera peut-être pas tant que ça les lecteurs de ce blog ;-), bien que j’aie commencé il y a maintenant pas mal d’années cet exercice du journal sous une forme au départ très libre.

Je vois plusieurs raisons à cette évolution vers davantage de structure dans mon journal. La première est la fameuse angoisse de la page blanche. Sans structure prédéfinie, une fois la date écrite, on se retrouve face à elle, et elle est proverbialement intimidante. Si écrire votre journal vous angoisse au lieu de vous procurer du plaisir et de l’utilité, on est clairement mal parti, non ?

En deuxième lieu, si on ne sait pas trop ce qu’il convient d’écrire, ou comment l’écrire, cela peut amener un certain temps passé à sucer le crayon. Outre que ça abime le crayon, ce temps est improductif, et on n’a pas non plus une heure par jour à consacrer à son journal. Comme un rituel qui prend trop de temps est un rituel qui sera tôt ou tard abandonné, voilà une raison de plus pour ne pas tenir son journal, d’abord un jour de temps en temps, puis plus souvent, avant d’arrêter complètement en se jurant bien de ne plus jamais lire le stupide blog de Robinson.

Enfin, il ne faut pas oublier que le journal est un outil qui sert plusieurs fois : à faire le bilan de ses journées lorsqu’on l’écrit, mais aussi à nous permettre des retours en arrière et des mise en perspective lorsque nous le relisons ou y cherchons quelque chose longtemps après l’y avoir écrite. Dans ce cas, disposer d’une structure identique pour toute les entrées peut nous aider à rendre cette lecture, et peut être surtout ces recherches, plus lisibles donc plus agréables et plus efficaces.

Un second principe pourrait donc être : “Les entrées du journal sont structurées d’une manière identique jour après jour".

Un exemple de structure

Pour rendre cette idée de structure plus concrète, voici celle que j’utilise depuis pas mal de temps. Je peux décomposer cette structure en deux parties : des “items suivis” et des “sections”.

Ces deux types d’items constituent l’ossature récurrente de mon journal, qui contient aussi, ça va sans dire, des notes sur des évènement mémorables qui se sont passé ce jour-là uniquement (“Déjeuné avec François, se pose des questions sur son avenir dans son job, lui ai touché un mot de l’Avarap.”)

les Items suivis : Surveiller l’evolution d’indicateurs-clef

Les items suivis correspondent à des éléments de ma vie que j’ai envie de suivre au quotidien, pour certains d’entre eux, ou bien sur une base plus ponctuelle pour d’autres. J’ai ainsi par exemple deux items que je suis quotidiennement : ma santé et mon moral. Je me donne deux notes de 1 (--) à 5 (++) tous les jours sur ces deux sujets. En cas de note basse, je prends quelque notes pour l’expliquer. Je peux ainsi dire de manière fiable à mon médecin depuis quand les symptômes que je lui décrit sont apparu, et en cas de mauvais moral, être moins passif par rapport à cet état, relativiser si besoin ou passer à l’action quand c’est nécessaire.

Les jours spécifiques où je prends la peine de monter sur la balance ou de faire du sport, je note aussi les données correspondantes comme des items suivis.

les Sections : Catégoriser le contenu du journal

Les sections, quant à elles, m’ont été inspirées par la lecture d’un article intitulé “Le Pouvoir des Petits Pas” (“The Power of Small Wins”, Harvard Business Review, 2011). Pour le résumer à l’extrême, cet article se posait la question de savoir ce qui motivait les gens au travail, et y répondait en soulignant que contrairement peut-être à l’intuition, avoir un manager extraordinaire, un bon salaire ou des conditions de travail agréables n’était pas la réponse qui arrivait en tête. Ce qui nous motive au travail, selon les auteurs, c’est le sentiment de faire des progrès jour après jour en direction de l’accomplissement de projets qui nous tiennent à cœur.

[Note : cet article m’a tellement convaincu que je l’ai traduit et condensé en français :

Télécharger “Le Pouvoir des Petits Pas | Résumé” en français]

Allant un peu plus loin dans leur analyse, les auteurs ont distingué quatre catégories d’évènements susceptibles d’influencer notre perception de la qualité d’une de nos journées. Ces quatre catégories correspondent au croisement de deux axes à deux dimensions chacun : l’un classe les évènements en (positif / négatif) et l’autre en (faits / émotions).

On définit ainsi 4 combinaisons possibles appelées :

Nourrisseurs (= fait + positif) : “Le prospect Schproutz a signé le contrat !!!!”

Catalyseurs (= émotion + positif) : “Très bon premier contact avec mon nouveau manager.”

Inhibiteurs (= fait + négatifs) : “Confirmé par Sarah : je n’aurai pas le stagiaire demandé cette année.”

Toxines (= émotion + négatif) : “L’engueulade de mardi avec Simon m’a pris la tête toute la journée.”

J’ai donc ainsi chaque jour 4 sections distinctes dans mon journal qui correspondent à chacune de ces quatre catégories, façon pour moi de faciliter son remplissage quotidien. Ceci est un exemple de plus de la bonne habitude d’organisation consistant à remplacer une question compliquée (“Qu’est-ce-que je mets dans mon journal aujourd’hui ?”) par plusieurs questions plus simples (“Quels sont les faits saillants positifs de ma journée ?”, “Quelles sont les émotions négatives que j’ai en moi en ce moment ?”, etc.)

Les items suivis trouvent naturellement leur place dans cette structure : si la balance (probablement déréglée) indique quelques kilos de trop, je serais enclin à ranger cette informations dans la section inhibiteurs. Si de surcroît cette information me panique car dans deux jours je serai en maillot de bain sur une plage, ce sentiment peut alors alternativement (ou en plus) être enregistré dans la section Toxines. Garder une trace de mes émotions et de mes sentiments me paraît important car ils sont par nature plus fugaces que les faits et moins générateurs de traces tangibles pérennes, et par conséquent plus “oubliables” ou “déformables” après quelques temps.

Cette façon de structurer mon journal m’est personnelle, bien entendu. La preuve, c’est qu’elle est cohérente avec le reste de l’ensemble de mon organisation. Ainsi, la philosophie du “un petit pas tous les jours amène plus loin qu’un grand saut un de ces jours” apparaît dans mon journal par le truchement des sections Nourrisseurs et Inhibiteurs, mais ce sont également les principes fondamentaux sous-jacents aux deux systèmes que sont la Tout Doux List et la Today List. Pas de hasard, et donc à vous de trouver la structure de journal qui vous ressemblera et fera que le remplir tous les jours sera un acte porteur de sens pour vous.

Une dernière observation : savez-vous comment les auteurs de l’article cité plus haut ont découvert la réponse à la question qu’ils se posaient (“Quels sont les marqueurs d’une journée réussie au travail ?”) Tout simplement en demandant à beaucoup de gens différents de… tenir un journal en y notant ce qui se passait dans leurs journée, et leur évaluation de cette dernière. C’est sur le dépouillement de quelques 12000 entrées de ces journaux que leur travail s’est basé…

Bref…

Je résume ici les trois principes que j’ai adoptés pour la tenue de mon journal :

Je note tous les jours les choses importantes/mémorables de ma journée dans une entrée de journal titrée par la date du jour ;
Le contenu de chaque entrée de mon journal est composé d’items suivis régulièrement, complétés par des items plus spécifiques à la journée en question ;
Ce contenu est structuré dans quatre sections appelées respectivement Nourrisseurs (faits positifs), Catalyseurs (émotions/ressentis positifs), Inhibiteurs (faits négatifs) et Toxines (émotions/ressentis négatifs).

Il nous faut maintenant examiner quand et comment nous remplissons ce fameux journal selon ces règles au cours de la journée. Ce sera l’objet du post suivant de la série, consacré aux rituels du journal.

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Post-scritum : c’est moi qui ai réalisé les illustrations de ce post avec mes gros doigts boudinés. J’en suis très fier, et c’est le résultat d’une formation à la Facilitation Graphique de deux jours que je me suis offerte (pour une bouchée de pain à vrai dire) et que je m’empresse de vous recommander.

Elle était animée par la sympathiquissime Marianne Perrette, et si vous aussi vous êtes tentée, vous pouvez la découvrir plus en détail ici.