Après les trois premiers posts de cette série consacrés respectivement aux bénéfices, aux principes et aux rituels de la tenue d’un journal professionnel, ce dernier item se propose de discuter, pour terminer sur ce sujet, de l’outil de tenue de ce journal, c’est-à-dire de son support physique.

J’y présente les caractéristiques que doit à mon sens avoir un tel outil, et les illustre en présentant en détail l’outil que j’utilise moi-même, avant de suggérer quelques autres outils possibles.

Quel outil pour un journal d’activité?

Bon, on rigole, on rigole, mais ce fameux journal, on le tient où, exactement ? Avant de vous présenter mon choix personnel, prenons un instant pour réfléchir à ce que nous attendons de cet outil. Un tel compagnon doit être…

Toujours sous la main

Comme notre journal a vocation à garder des trace de ce que nous accomplissons d’important au cours de la journée, il est essentiel que le coût unitaire d’un tel enregistrement soit minimal. Devoir se lever de sa chaise, trouver un fichier sur son ordinateur ou bien encore fouiller son sac à main ou à dos pour trouver le fameux journal peuvent sembler des coûts minimes, mais en réalité pour un geste à faire plusieurs fois par jour un tel coût n’est jamais assez bas (pourquoi croyez-vous que la plupart de vos pantalon sont munis d’une fermeture-éclair ?) Un tel rituel, comme tout rituel, ne se maintient dans le temps que tant que ses bénéfices restent supérieurs à son coût. Minimiser ces derniers est donc une excellente stratégie pour les pérenniser.

Facile à structurer

Si je vous ai convaincu dans le post sur les rituels qu’un journal structuré est plus facile à tenir qu’un journal qui ne l’est pas, il en découle que chaque jour une même structure doit remplir le journal. Là-encore, le coût de créer jour après jour cette même structure dans son journal doit être minimisé, afin qu’il ne devienne pas une excuse facile les jours de fatigue ou chargés pour ne pas prendre le temps de créer son entrée de journal.

Aisé à explorer

Ensuite, notre journal doit aussi nous servir rétrospectivement comme mémoire, afin d’y retrouver des choses précises dont nous soupçonnons qu’elles doivent s’y trouver, accompagnés de détails désormais oubliés (et au minimum la date de l’évènement en question, bien sûr). Il nous faut donc envisager également ce cas d’usage au moment de choisir notre outil de journal, en imaginant comment nous nous en servirions pour y retrouver par exemple la date de notre dernier déjeuner avec Véronique.

Agréable à utiliser

Last but not least, l’outil qui supporte votre journal, dans la mesure où il est un compagnon du quotidien, presque un confident, doit absolument être un objet que nous aimons, avec lequel nous sommes totalement à l’aise et que nous avons plaisir à manipuler, à l’instar de ces complices de tous les jours que sont notre porte-clef, notre portefeuille ou notre téléphone. Ceci n’est à mon sens absolument pas négociable, aussi je vous invite à y prêter une grande attention, quitte à changer d’outil (mais pas de méthode) si ce dernier ne vous satisfait plus, ou même moins.

Là comme ailleurs, vous ne trouverez peut-être pas (comme moi) votre outil idéal du premier coup — ne vous découragez pas, ni ne jetez le bébé avec l’eau du bain…

Mon choix personnel

Ce ne sera probablement pas un scoop pour les lecteurs de ce blog, mais mon choix personnel pour la tenue de mon journal s’est porté sur WorkFlowy, que j’ai déjà présenté ici comme le couteau suisse de mon cerveau et à qui je confie mon journal depuis 2014, après avoir au départ utilisé un système de carnets.

Workflowy : toujours sous la main

WorkFlowy étant un outil “cloud”, j’y ai accès depuis tous mes appareils numériques : mon ordinateur le plus souvent via un onglet de mon navigateur web, mais aussi ma tablette et mon téléphone (via une app dans ces deux derniers cas). Pour faciliter encore davantage l’accès à mon journal, j’ai rajouté les optimisations suivantes :

L’onglet de mon navigateur (il s’agit de Chrome, mais cela marche aussi sur d’autre navigateurs) qui affiche Workflowy est “épinglé” (“pin”) ce qui le rend 1) plus petit, 2) toujours situé à la gauche des autres onglets non-épinglés et donc 3) à une position fixe (la deuxième la plus à gauche en l’occurrence) que j’ai choisie et que je n’ai donc pas à chercher en râlant parmi mes 843 autres onglets ouverts. J’accède à cet onglet WorkFlowy de manière très simple et rapide par le raccourci clavier CMD-2 (qui signifie en Chromien sur un Mac “ouvre le deuxième onglet à gauche, et que ça saute !)”.

Les plus curieux d’entre vous se demanderont peut-être quel est l’outil qui occupe la place enviée de premier onglet épinglé à gauche de mon navigateur: il s’agit de Toggl, l’outil de capture de mon temps de travail que j’avais présenté en #3 dans le post Les 10 outils que j’utilise absolument tous les jours.

Dans WorkFlowy lui-même, j’ai mis le “bullet” correspondant à l’entrée du jour de mon journal en favori dès sa création (en zoomant sur ce bullet particulier puis en cliquant l’icône “étoile”). Ceci a pour effet de me donner un accès direct à cette entrée de journal car tous les items ainsi “étoilés” son présentés à gauche de l’écran en haut de la barre de navigation WorkFlowy dans la section “STARRED”’.

Ainsi, quel que soit l’endroit où je travaille sur mon ordinateur, je peux toujours accéder à mon journal du jour en 2 ou 3 interactions maximum :

(opt) Un click pour rendre l’application Chrome active
CMD-2 pour activer le deuxième onglet, où se trouve ma page Workflowy
Un ultime click dans la barre de navigation Workflowy à gauche pour afficher le “bullet” correspondant au journal d’aujourd’hui.

Workflowy : Facile à structurer

Je structure mes entrées de journal dans Workflowy à l’aide des deux mécanismes de mise en forme de l’information offerts par cet outil : la hiérarchie de bullets et les tags.

La hiérarchie est assez naturelle: années, mois, semaines et jours.

Toute entrée de mon journal dans WorkFlowy est une liste dont le titre est la date du jour (comme dans tout journal qui se respecte) et qui est composée de quatre sous-listes, correspondant aux quatre sections évoquées dans le post consacré aux rituels : les Nourrisseurs (faits + positif), les Catalyseurs (émotions + positif), les Inhibiteurs (faits + négatifs) et les Toxines (émotions + négatif).

Un autre petit avantage WorkFlowy : pour créer la date du jour, je me contente de taper “today” (ou “aujourd’hui” mais '“today” est plus simple) suivi de TAB et WorkFlowy a la gentillesse de remplacer mon “today” par la date du jour (ce qui explique le format anglo-saxon de l’entrée de journal ci-contre). L’organisation, on ne le rappellera jamais assez, est un truc de gros fainéant.

Mais il y a mieux : WorkFlowy propose le concept de templates. Un template, c’est un ensemble de listes et de sous-listes que vous pouvez être amené à utiliser et à remplir dans différents contextes. Par exemple, la liste :

LUNDI
MARDI
…
WEEK-END

peut vous servir par exemple à mémoriser l’emploi du temps de vos enfants, mais aussi dans une autre liste l’endroit où ont lieu les marchés là où vous habitez en fonction des jours de la semaine.

Dans WorkFlowy, on peut définir une telle liste comme un template, ce qui la transforme en une sorte de bouton. En cliquant sur ce bouton, on génère d’un seul coup la structure encapsulée dans le template, que l’on peut ensuite remplir en fonction de ses besoins.

J’ai ainsi crée pour mon journal un template "“today”, qui apparaît ci-contre comme le bouton “+ New today”. Quand je clique sur “+ New today”, je génère la liste “today” juste en dessous. Celle-ci contient dès sa création les quatre sections de mon journal “Nourrisseurs”… “Toxines”, ainsi que les éléments que je suis quotidiennement #MORNINGSHOT, #SANTE et #MORAL. Autant de moins à taper, et la garantie que toutes mes entrées de journal son structurées à l’identique.

Il ne me reste plus qu’à transformer “today” en la date du jour (comme expliqué plus haut, WorkFlowy fait ça très bien pour moi) et j’ai créé la structure d’accueil de mon journal d’aujourd’hui en deux temps trois mouvements.

WorkFlowy : aisé à explorer

Un des gros avantages de WorkFlowy, c’est son moteur de recherche très puissant. Ainsi, si on se demande avec chérie si on l’a déjà vu ou pas, ce film d’Eastwood qui passe ce soir à la TV (ne dites pas que ça ne vous est jamais arrivé), un simple coup d’oeil à mon journal me permet d’avoir la réponse:

Eh bien oui, on l’a vu le dimanche 24 mars 2019, en fait (et comme je l’ai trouvé moyen, d’où le tag #rating ***, signifiant 3 étoiles sur 5 max, ce n’est peut-être pas l’idée du siècle de le revoir…)

Le moteur de recherche accepte aussi les tags, ce qui peut donner un aperçu complet du déroulé d’un projet ou d’une activité au cours du temps, pour peu qu’on ait pris la peine de marquer d’un tag spécifique au projet/à l’activité les différents évènements relatifs à celui-ci dans le journal. Nous avons vu cela à l’œuvre pour mon projet #ACCREDITATION dans le post précédent sur les rituels du journal.

Voici ci-contre un autre exemple qui me permet de retrouver et de filtrer dans mon journal mon activité cette fois de #CHANTEUR, par exemple pour retrouver facilement les morceaux que nous avons travaillé lors de notre dernière répétition de quatuor.

Workflowy : Agréable à utiliser

Ici bien sûr on parle de goûts et de couleurs (un ajout récent aux fonctionnalités de WorkFlowy, soit dit en passant), et je ne prétends bien sûr pas que WorkFlowy, ni même d’ailleurs le fait de tenir un journal, plaise à tout le monde.

Cependant les paragraphes précédents illustrent je crois le fait que, de mon propre point de vue, WorkFlowy fait particulièrement “bien le job”, vu la façon dont j’ai défini ce dernier pour un journal d’activité.

Une des choses qui me rendent également WorkFlowy agréable à utiliser dans ce contexte est que je l’utilise aussi pour beaucoup d’autres choses : prise de note en réunion, recettes de cuisine, réserve de Citations du Jour… en passant bien entendu par la Tout Doux list, le pilier central de mon organisation.

Comme WorkFlowy a remplacé au cours du temps beaucoup d’autres outils différents que j’utilisais auparavant, il est naturellement devenu un compagnon du quotidien avec lequel j’interagis tout au long de ma journée. Ce faisant, j’ai acquis naturellement une bonne connaissance de ce qu’il sait faire, et de comment le lui faire faire efficacement (au moyens de raccourcis claviers par exemple).

Cette connaissance et cette expérience font que d’une part je l’utilise avec efficacité —je réalise en peu de temps et en peu d’interactions ce que je veux faire avec WorkFlowy— mais également que je pense naturellement de manière WorkFlowyenne : face à un besoin donné, j’imagine rapidement la façon (ou le plus souvent les façons) de structurer l’information de manière efficiente par combinaison de hiérarchies de listes, de tags et de notes.

Je trouve donc dans l’utilisation de ce logiciel le plaisir qu’éprouve l’artisan à manipuler un outil adapté à sa tâche et dont il maîtrise bien le fonctionnement.

Autres outils possibles

Si vous êtes plutôt WorkFlonon que WorkFlowy, mais que vous êtes néanmoins décidée ou résolu à tenir un journal professionnel (et/ou personnel) à l’issue de la lecture de cette série de posts, le choix de l’outil reste large, tant dans le domaine numérique, par exemple

votre traitement de texte favori
un logiciel de prise de notes comme OneNote ou Notes chez la maison d’en face
un wiki personnel comme TidyWiki (dont j’aime aussi beaucoup la philosophie et le design)

que dans le domaine papier

un beau carnet de note type Moleskine que vous aurez plaisir à manipuler,
ou quelque chose d’un peu plus sophistiqué sur le plan méthodologique comme un Bullet Journal.

Bref, aucune excuse pour ne pas commencer un journal d’activité en 2022, année que Robinson vous souhaite par ailleurs excellente!

Jan 4 Tenir un journal d'activité (4/4): Les outils