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[A lire avant (suggestion) : Principes, Rituels, Outils: Les Trois Piliers d'une Organisation de PRO]

Une série de posts sur un sujet important…

… et peut-être d’actualité en ce moment où nous reprenons tous le collier avec le recul bienvenu des vacances. Et aussi parce que cette affaire est moins simple qu’il n’y parait de prime abord, si nous voulons vraiment que nos to-do-lists soient nos alliées au quotidien.

Je commence donc aujourd'hui une série de posts consacrés à cette composante centrale (selon moi) de toute organisation : la liste de toutes les choses que que nous avons à faire, ", la “to-do-list” en langage familier. Je préfére personnellement l’expression “liste des courses”, mais il semble que l’anglicisme ait envahi le monde du travail, aussi je m’y rallie par simplicité.

Je vais organiser cette série de posts en utilisant la structure Principe/Rituels/Outils que j'ai déjà décrite dans un post précédent, et que je considère comme sous-jacente à toute organisation efficace. Ce premier post sera donc consacré aux principes régissant ma to-do-list.

Plusieurs posts ? Pour un bout de papier ? vous entends-je vous étrangler devant votre écran. Et bien oui, car en fait à travers cette to-do-list, c’est un peu vers la gestion de projets, de vos projets, que je veux vous emmener petit à petit. Donc respirez un bon coup, on y va !

Premier principe : une seule to-do-list (qui n’est pas votre tête)

Un outil courant...

Dans les ateliers sur l'organisation que j'organise, je pose toujours la question suivante aux participants : où gardez-vous la mémoire/la trace de l'ensemble des choses que vous avez à faire ? J'ai à ce jour collecté plusieurs centaines de réponses à cette question, d'où ressortent de manière récurrente les traits suivants:

Beaucoup d'outils différents — c'est probablement dans cette partie de l'organisation que le choix est le plus vaste: post-its, cahiers, agendas, "bullet journal", logiciels spécialisés, tableurs, dos d'enveloppe, téléphones portables, emails... la liste est quasiment sans fin. Je crois bien que seul le tatouage sur le dos de la main n'a jamais été cité à ce jour, malgré ses avantages pratiques évidents.

Plusieurs outils par personne — au final, il s’avère que la majorité d'entre nous utilisent deux, trois outils différents, voire davantage pour créer cette extension de notre mémoire naturelle qu'est une to-do list.

Sans oublier notre pauvre tête ! —cependant, après une petite séance de torture, beaucoup de ces mêmes participants m'avouent également qu'une partie de leur liste des courses vit sa petite vie dans un autre outil, qui n'est autre que leur cervelle, et qui constitue donc un n+1 ième outil, ce qui ne va pas sans causer une certaine charge cognitive.

Donc en résumé : tout le monde a —au moins— une to-do-list, parce que tout le monde a —au moins— une tête (l'organisation des hydres fera l'objet d'un post à part si vous le voulez bien). De plus, la majorité des gens utilisent plusieurs outils pour la gérer.

A QUOI SERT UNE TO-DO-LIST ?

A ne rien oublier —une des façons les plus bêtes de ne pas faire quelque chose est tout simplement d'oublier qu'on doit la faire (que ceux à qui ça n'est jamais arrivé lèvent la main...)

A diminuer notre charge mentale — En déléguant à un outil plus efficace la mémorisation de ce que nous avons à faire, nous pouvons délester notre cerveau de cette tâche ingrate afin qu'il puisse exceller dans d'autres domaines.

A choisir ce que l'on va faire — qu'est-ce que je fais ? (maintenant, aujourd'hui, cette semaine etc.) est probablement LA question centrale de notre vie à laquelle tout système d'organisation tente de répondre. En listant les réponses possibles à cette question, une to-do-list peut nous aider à y apporter une réponse satisfaisante. En effet, une to-do-list ne sert pas à faire nécessairement tout ce que l'on écrit dedans, mais à être satisfait des choses que l'on y aura choisi de faire.

A gérer nos projets — posons deux définitions. Un projet, c'est "un truc complexe à faire à moyen/long terme". Une tâche, c'est "un morceau de projet suffisamment simple pour être mené à bien en moins d'une journée". Il en résulte qu'une partie importante de la gestion de projet consiste à réduire des projets complexes (faire un gâteau) en listes de sous-projets plus simples (faire la pâte), jusqu'à avoir atteint la granularité de tâches élémentaires (casser un oeuf). Notre to-do-list est aussi l'outil qui présente à nos yeux à un moment donné l'ensemble de cette décomposition de nos projets en tâches.

A nous motiver — en nous donnant la possibilité de réduire de gros projets compliqués (et donc intimidants ouh là là) en éléments de plus en plus simples (et donc ridiculement faciles ha ha ha), une to-do-list bien faite nous aide à nous mettre en route en mettant en échec l'horrible monstre tapi dans le noir qu’est la procrastination.

A diminuer notre stress — une to-do-list peut nous réduire notre stress de deux façons. (1) En diminuant notre charge mentale de devoir mémoriser tout ce que nous avons à faire dans notre pauvre tête et (2) en nous protégeant de la peur d'oublier quelque chose d'important (qui nous sera rappelé incidemment par un collègue à la machine à café, ruinant ainsi notre pause détente, déjà bien entamée par le goût dudit breuvage)

La question sur les to-do-lists n'est donc pas "en avoir ou pas", mais bien "est-ce que celle (ou celles) que j'utilise me rend bien tous les services que j'en attends ?" (voir encadré "A quoi sert une to-do-list ?")

C'est en répondant à cette dernière question que m'est apparu la nécessité de n'avoir qu’une to-do-list unique, d'où le premier principe : une seule to-do-list (et pas votre tête).

Une seule to-do-list…

Si vous avez bien lu l’encadré ci-contre sur les fonctions d’une to-do-list, vous aurez je pense peu de mal à vous convaincre que chacune d’entre elles se trouve de facto amoindrie si vous devez consulter plusieurs to-do-lists afin de la mener à bien.

Par exemple, choisir entre toutes les choses que l’on a à faire celle à laquelle on va s’atteler maintenant est bien plus difficile si l’on doit pour cela compiler plusieurs listes distinctes et de format différent. Une liste unique ne règle pas tout mais sert au moins de one-stop-shop, comme disent les anglais.

Imaginez-vous au restaurant en train de choisir ce que vous allez manger sur une carte, et que je garçon vous dise "ah, oui, et puis les plats du jours sont sur l'ardoise près du bar" et "en plus c'est la semaine des abats avec plein de suggestions sympas présentées sur cette feuille" avant d'ajouter "mais comme notre pâtissier est malade on ne fait plus que notre fameuse andouillette au sucre comme dessert". Vous aurez plus de mal à combiner toutes ces informations que si une carte unique présentant toutes les possibilités avait été tenue à jour, non?

Donc, une to-do-list, oui, mais une seule, afin qu’elle puisse tenir toutes ses promesses (qui sont aussi les vôtres…)

…Et pas votre tête

De plus, votre to-do-list unique ne peut pas être votre tête, pour une raison simple, que tout infomaticien vous confirmera sans peine : votre tête est la pire base de donnée du marché (et vous avez besoin de votre tête pour tout un tas d’autres choses qu’elle sait faire bien mieux que de garder des $*! de listes à jour — rêver, créer, réfléchir, interagir avec d’autres êtres humains, par exemple…)

Utiliser sa tête comme to-do-list, c’est donc 1) être sûr d’oublier des choses tôt ou tard et 2) consommer beaucoup de précieuse énergie mentale à retenir celles que vous n’oubliez pas. D’ailleurs, je n’ai jamais rencontré quelqu'un qui ait le cran de faire 100% confiance à sa tête sur ce sujet, sans jamais s’aider d’un autre outil.

Deuxième principe : pas de tâche/projet sans date

Le deuxième principe de la Tout Doux List indique simplement que tout item qu'elle contient est obligatoirement associé à une date. Cette date représente le moment où nous voulons (ou peut-être devons) avoir réalisé cette tâche ou ce projet.

Disons-le autrement : une tâche ou un projet sans date de réalisation associée est pour moi un rêve. Un rêve est une chose éminemment respectable, et indispensable à toute vie. Simplement, si nous convenons qu'un des plaisirs de la vie est non seulement d'avoir des rêves, mais aussi de réaliser une partie d'entre eux, alors il nous faut trouver les moyens de nous mettre en action sur ceux-ci. Leur associer une date fait partie de ces moyens.

Cela dit, je n'ai aucun problème avec les dates lointaines, du moment qu'elles existent. Il est tout à fait normal que certains de nos rêves n'aient pas vocation à devenir réalité dans les deux prochaines semaines. Mais dire que notre voyage en Nouvelle Zélande aura lieu dans les 5 ans plutôt qu' "un jour, c'est sûr" est le moyen le meilleur que je connaisse pour en augmenter ce caractère "sûr", précisément.

Donc, résumons :

• Un item sans date est un rêve, chose respectable mais qui n'a pas sa place dans une to-do-list (convoquez quelques amis et faites une rêve partie, plutôt).

• Avec une date, un rêve devient :

  • soit quelque chose de complexe (et en général situé relativement loin dans le temps) et il s'agit alors d'un projet;

  • soit quelque chose de simple (au sens de "exécutable en moins d'une journée de travail") et souvent à faire dans un délai relativement court et je parlerai alors de tâche.

• La to-do-list est le système dans lequel je gère mes projets et mes tâches. Et en particulier la décomposition progressive des projets en tâches, gage de de ma capacité à les mener à bien (ou, comme disait maman : "une bouchée à la fois, mon chéri")

Associer systématiquement une date à chaque tâche/projet est un moyen sûr de permettre cette décomposition, d'où le deuxième principe : pas d'action sans date.

(Spoiler : nous reviendrons dans le prochain post de cette série sur une façon originale et efficace d’associer des échéances aux items d’une to-do-list, ainsi que la recette pour réduire de gros projets en toutes petites tâches.)

Troisième principe : jamais de date dans le passé

Le principe précédent ("pas d'item dans la to-do-list sans date associée") présente un gros inconvénient. J'ai écrit plus haut que cette date représentait "le moment où nous voulons (ou devons) avoir réalisé cette tâche." Fort bien, mais dans la vraie vie, il faut bien réaliser que cette date peut être remise en cause à tout moment, pour la simple raison qu'entre maintenant et cette fameuse date, il peut (et d’ailleurs il va) se passer une foule de choses, que nous ignorons superbement au moment de la création de la tâche. Par exemple un changement dans son urgence, la survenue d'autres tâches plus importantes, une bouffée délirante de la cheffe de département, ou bien encore une poussée pileuse inopinée dans le creux de notre main.

Le résultat ? Il arrive parfois que même lorsque nous avons pris soin d'associer une date réaliste, au moment où nous la définissons, à chacune de nos tâches, certaines de celles-ci ne sont pourtant pas réalisées pour une raison ou une autre à la date en question.

(Incidemment, ceci explique également pourquoi il est inefficace d’associer des priorités aux tâches. Une priorité n’est pas un attribut d’une tâche, mais d’une relations entre deux tâches. “Faire la vaisselle” n’est jamais prioritaire en soi, mais peut, dans un certain contexte, être plus prioritaire que “mettre le couvert” et moins que “acheter à manger”, par exemple.)

Une tâche disparaît dans les limbes

Que se passe-t-il à ce moment-là ? Si nous ne faisons rien, nous nous retrouvons avec une tâche dans notre to-do-list dont la date d'échéance se trouve dans le passé. Elle devait être faite pour le 17, mais depuis ce matin force est de constater nous sommes hélas le 18. Autant savoir que quelque chose doit être fait pour le 17 nous aide jusqu’au 17, autant à partir du 18 cela ne sert plus à grand chose : ce passé est ce que j’appelle les limbes de la to-do-list. Les malheureuses tâches qui y ont le malheur d’y tomber voient leur chances d’être menées à bien terriblement réduites du jour au lendemain, littéralement.

J’ai écrit “avoir une date dans le passé ne sert plus à grand chose” et non pas “ne sert à rien”, car — un malheur n’arrivant jamais seul — un item dans notre to-do-list avec une date objectif dans le passé n'a plus qu'une seule fonction : nous culpabiliser, et la culpabilité n'est pas une force motrice des plus puissantes pour faire avancer les choses dans la vie. La culpabilité et sa cause, une date d'échéance dans le passé, n'ont donc pas leur place dans une to-do-list qui se respecte.

Sortir des limbes

Que faire non pas si, mais quand une telle mésaventure (ne pas avoir fait une tâche à la date prévue) nous arrive ?

D’abord, ne pas dramatiser et réaliser au contraire que cela fait partie de la vie courante des tâches que de se faire replanifier, tout simplement parce que chaque jour apporte son lot d’imprévus. Donc, ne pas rajouter une séance d’auto-flagellation à sa to-do-list (croyez-vous vraiment que vous ayez le temps pour ça, avec cette tâche désormais en retard ?)

Ensuite, réaliser que la question la plus intelligente à ce moment-là n’est pas “ah là là mais pourquoi donc n’ai-je pas réussi à faire cette tâche pour la date envisagée ?” mais plutôt “quelle est la prochaine date raisonnable à laquelle cette tâche pourra être réalisée ?” La suite est évidente : cette prochaine date annule et remplace la date manquée. Comme cette nouvelle date se situe par définition dans le futur, le principe “jamais de date dans le passé” est de nouveau respecté. (Note : le post à venir sur les rituels reviendra en détail sur comment en pratique reprogrammer des tâches selon ce principe.)

Note: il se peut dans certains cas relativement rares que le fait d’avoir manqué la date objectif amène à changer la nature de l’action. Par exemple “trouver un cadeau d’anniversaire à ma chérie avant le 11” pourra devenir le 12 “jurer à ma chérie que jamais plus jamais je ne lui ferai vivre une soirée comme celle d’hier soir en améliorant mon organisation d’ici l’année prochaine grâce au blog de Robinson.” Mais la plupart du temps la tâche est reconduite à l’identique, à une date ultérieure.

Bref, programmer c’est bien, et reprogrammer, c’est mieux que déprogrammer. C’est la philosophie que cherche à capturer le troisième principe, “pas de date dans le passé”.

Quatrième principe : des tâches/projets répartis en Protection/Progression/Prévention

On recommande souvent dans les méthodes d’organisation de classer les tâches en séparant leur caractères “urgent” et “important”, comme dans la célèbre “matrice d’Eisenhower”, par exemple. Personnellement cette approche ne m’a jamais tellement inspiré, faute de savoir en pratique et dans le feu de l’action clairement faire la distinction entre les deux (il faut bien que quelque chose d’urgent ait une certaine forme d’importance, sinon pourquoi serait-ce si urgent ? Aller aux toilettes est parfois urgent, mais essayez donc de vous en abstenir très longtemps si vous pensez que ce n’est pas important...)

Le quatrième principe tente donc de tourner cette difficulté en prenant un autre point de vue.

Comment être réaliste ?

Lorsqu’on associe une date à une tâche ou un projet, on a quand même envie d’être raisonnablement réaliste, même si l’on admet que changer d’avis sur cette date n’est pas un drame. Car plus on sera réaliste, moins on aura à reprogrammer.

Choisir une date objectif pour une tâche, c’est en réalité faire un double pari. Le premier pari consiste à évaluer correctement le temps de travail correspondant à la tâche en question. Le second pari est d’imaginer que nous pourrons dégager ce temps d’ici à la date objectif, même en cas d’évènements nouveaux et impondérables. En pratique (du moins dans la mienne), on se trouve assez souvent pris entre le marteau et l’enclume de ces deux paris — Y’en a pour 3 heures grrrand max, et ce serait bien le diable si le système plantait juste là, maintenant, hein ?

Passer de “être réaliste” à “faire le bon choix”

Devant la difficulté pratique d’être réaliste face à ce double pari, je propose donc de prendre le sujet sous un angle différent, qui est celui du choix.

Lorsque nous manquons la réalisation d’une tâche à une date donnée, c’est avant tout pour une questions de choix : entre le moment où j’ai décidé d’acheter le cadeau d’anniversaire pour le 11 et le 11, j’ai choisi d’affecter mon temps à d’autres activités, peut-être plus importantes, et peut-être pas. J’ai assez souvent du mal à m’avouer cela, préférant dire “je n’ai pas eu le temps”, mais la triste vérité est plutôt : “j’ai eu le temps et j’ai décidé de l’affecter à autre chose.” Et le fait que je déploie divers stratagèmes pour me masquer le fait que c’est moi qui prend ce type de décision ne change pas le fond de l’affaire.

Je propose donc d’orienter le système de to-do-list pour qu’il nous aide à faire de bons arbitrages, c’est-à-dire à nous assurer que les tâches que nous sommes amenés à reprogrammer sont moins importantes que les tâches que nous parvenons à faire dans les temps.

C’est pour gérer cette notion d’importance, garante de notre capacité à “bien” arbitrer, que je propose d’associer à nos tâches et projets, en plus d’une date, une couleur — rouge, verte ou bleue — qui codifie son importance. Celle-ci se mesure à l’aune des conséquences de faire ou de ne pas faire ladite tâche/projet à la date que je lui ai affectée.

Le rouge pour la protection

Remettre sa déclaration de revenus au fisc un jour trop tard, ce n’est pas mortel mais douloureux pour le portefeuille, à hauteur de 10% si ma mémoire est bonne. Une telle tâche dans ma to-do-list sera associée à la catégorie “rouge”. Ceci signifie qu’il y aura une pénalité importante pour moi à ne pas tenir la date de cette tâche, et que par conséquent en choisissant de réaliser cette tâche plutôt qu’une autre je me protège de ses conséquences fâcheuses. Le rouge est donc associé au P de Protection.

Je ne peux pas ne pas faire : le rouge, c’est le signal d’alarme qui clignote sur mon tableau de bord.

Le vert pour la progression

Je suis actuellement en train d’écrire les lignes que vous avez sous les yeux. Je le fais aujourd’hui bien que le projet consistant à publier ces posts sur le blog de Robinson à une date d’échance située dans plus d’une semaine. Je peux donc sans dommage majeur ne pas écrire quelques paragraphes de plus pour ce post aujourd’hui. En revanche, si je fais l’effort de le faire aujourd’hui, j’augmente les chances que mon post soit prêt le jour où je le souhaite, et j’aurai par conséquent le plaisir et la fierté d’avoir atteint mon objectif (et/ou évité la petite défaite de devoir le reprogrammer pour plus tard).

Pour cette raison, la tâche “Travailler une heure sur le post Tout Doux List”, dont la date objectif est aujourd’hui, est associée à la couleur verte. Cette couleur signifie précisément : '“il n’y pas pas de risque immédiat à ne pas faire cette tâche aujourd’hui comme prévu, mais il y a un bénéfice stratégique à la faire.” Le bénéfice stratégique consiste à avancer sur un des projets qui me tiennent à coeur ces temps-ci, à savoir alimenter le blog de Robinson avec quelques idées que je crois utile de partager. Quand je fais des tâches vertes, je progresse vers les choses importantes pour moi, j’associe donc le vert au P de Progression.

Je peux ne pas faire mais j’ai un intérêt stratégique à faire : le vert, c’est la forêt de mes projets qui pousse un peu chaque jour:

Le bleu pour la prévention

Il y a enfin une certaine taxe que je dois payer une fois dans l’année du fait de mon statut d’auto-entrepreneur. Comme je n’ai pas envie de m’attirer les foudres de l’administration, j’assigne à la tâche “payer la taxe XB-K-965-ter” une date d’échéance située en amont de la véritable date limite au delà de laquelle je serai envoyé en camp de rééducation. Je ne peux donc pas associer cette tâche à la couleur rouge car il n’y a pas de vrai dommage pour moi à ne pas la faire à la date que je lui ai assignée (et je le sais). Je ne peux pas non plus la mettre en vert, car j’aurais du mal à prétendre que mon Graal d’auto-entrepreneur consiste à payer un maximum de taxes dans les délais les plus courts. Simplement, ce serait bien si cette corvée était expédiée à cette date-là, car ainsi je n’aurais plus à m’en préoccuper par la suite.

C’est pour ce type de tâche que j’ai créé la couleur bleue. Mettre une tâche en bleu signifie “cette tâche doit être faite un de ces jours, mais elle n’est pas stratégique, et il ne se passera rien de bien grave non plus si je ne la fais pas aujourd’hui.” On pourrait alors être tenté de se dire au vu de cette définition : “dans ce cas, à quoi bon prendre la peine de la coucher sur une to-do-list, si la faire rapporte peu et ne pas la faire ne coute rien ?” La réponse à cette question consiste à observer qu’il faudra néanmoins la faire un jour cette sacrée tâche, et qu’à force de procrastiner ainsi elle finira bien par devenir rouge un jour ou l’autre. Laisser trop de tâches devenir rouges parce qu’on ne s’en occupe pas en temps et en heure finit par augmenter notre stress (on révise toute la nuit qui précède l’examen) et diminue notre capacité à faire avancer nos projets stratégiques (nos chéri(e)s préférent passer leurs nuits avec des gens qui ne révisent pas leurs examens.) Quand je fais des tâches bleues, je préviens l’apparition de tâches rouges évitables, j’associe donc au bleu le P de Prévention.

Je peux ne pas faire mais j’ai un intérêt tactique à faire : le bleu, c’est la sérénité du travail de fond/des corvées faites avant qu’elles ne deviennent des crises.

Je reviendrai dans la partie “Rituels” sur l’exploitation de cette catégorisation rouge/vert/bleu de nos tâches/projets au service de notre efficacité/sérénité.

Conclusion

Ce premier post sur les to-do-lists, consacré aux principes, met en évidence une de mes convictions à leur propos : le sujet des to-do-lists est un "faux ami" organisationnel — on le croit trivial (noter quelque part en vrac les choses que l'on a à faire) alors qu'il peut en réalité se transformer en redoutable machine de guerre pour faire avancer nos petites et nos grandes affaires, moyennant la bonne combinaison de principes, de rituels et d’outils.

Cette méprise sur l’importance des to-do-lists explique il me semble le découragement ou le fatalisme que j'observe chez beaucoup vis-à-vis de cet outil, vu bien davantage comme un mal nécessaire et une béquille inconfortable, voire un ennemi, que comme un véritable allié démultipliant notre efficacité tout en faisant baisser notre stress.

C'est pour cette raison que je nomme mon propre système de to-do-list ma TOUT DOUX LIST pour marquer le fait qu’il est un peu plus qu’une simple liste à puces, et aussi parce sa mission est très claire : me permettre de tout faire... en douceur. Nous en avons exploré dans ce premier post ses quatre principes:

1. Une seule to-do-list (qui n’est pas votre tête)

2. Pas de tâche/projet sans date

3. Jamais de date dans le passé

4. Des tâches/projets répartis en Protection/Progression/Prévention

Avant de passer à la suite (les rituels et les outils associés à la Tout Doux list) nous allons nous pencher un peu plus en détail sur la notion de "date" mise en avant par les deux derniers principes, car sur ce sujet-là aussi il y a plus à dire qu’il n’y parait au premier regard.

Ce sera le sujet du prochain post de cette série, car j’ai déjà été bien assez long dans celui-ci… à suivre donc !

[A lire après (suggestion) : La Tout Doux List | Deuxième Partie : l’Oignon du Temps]